Quy chế này quy định việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đối với Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh Vĩnh Long (gọi tắt là Văn phòng); quy định việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn đối với Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng, các Phòng chức năng trực thuộc, các Trưởng Phòng, các Phó Trưởng phòng và công chức và người lao động công tác tại Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh.

Ngoài Quy chế này, hoạt động thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức và người lao động công tác tại Văn phòng thực hiện theo quy định của Luật Cán bộ, công chức năm 2008, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cán bộ, công chức và Luật viên chức ngày 25 tháng 11 năm 2019; Nghị định số 138/2020/NĐ-CP ngày 27 tháng 11 năm 2020 của Chính phủ về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức và các văn bản pháp luật hiện hành có liên quan của các cơ quan Nhà nước cấp trên và các văn bản hiện hành khác có liên quan do Văn phòng ban hành.

1. Văn phòng làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với chế độ chuyên viên, đảm bảo công khai, minh bạch, đúng thẩm quyền và có sự kiểm tra, giám sát.

2. Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng, đề cao trách nhiệm của người đứng đầu. Công chức và người lao động thực hiện nhiệm vụ phân công theo phạm vi, thẩm quyền, trách nhiệm và trên tinh thần hiệu quả, tiết kiệm, cải cách hành chính, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin; chấp hành chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và quy định của cơ quan.

3. Bảo đảm tính hệ thống, thống nhất, liên tục, thông suốt và hiệu quả.

4. Bảo đảm thứ bậc hành chính, chế độ thủ trưởng và sự phối hợp chặt chẽ.

VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG,  CƠ CẤU TỔ CHỨC, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA VĂN PHÒNG; NGUYÊN TẮC PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG VÀ CÁC PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG ĐBQH VÀ HĐND TỈNH

Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh Vĩnh Long có vị trí, chức năng được quy định tại khoản 3, điều 1, Nghị quyết số 1004/2020/UBTVQH14 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội khóa 14. Văn phòng là cơ quan tương đương sở, chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của Trưởng đoàn, Phó Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội và Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh; có chức năng tham mưu, giúp việc, phục vụ hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc hội, đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban, Tổ đại biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh.

Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng do Chánh Văn phòng làm chủ tài khoản.

 Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh có Chánh Văn phòng và 03 Phó Chánh Văn phòng, có 3 phòng chuyên môn gồm:

 a) Phòng Công tác Quốc hội;

b) Phòng Công tác Hội đồng nhân dân;

c) Phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị;

Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân được quy định cụ thể tại Điều 2, Nghị quyết số 1004/2020/UBTVQH14 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội khóa 14.

a) Chánh Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh (Chánh Văn phòng), các Phó Chánh Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh (Phó Văn phòng) thực hiện nhiệm vụ theo quy định tại Nghị quyết số 1004/2020/UBTVQH14 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội khóa 14.

b) Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện toàn diện các nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh theo quy định của pháp luật; trực tiếp chỉ đạo, điều hành một số công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và  Hội đồng nhân dân tỉnh.

c) Chánh Văn phòng phân công, ủy quyền các Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo, điều hành thường xuyên các lĩnh vực, công việc cụ thể, rõ ràng, không chồng chéo, có sự liên thông, phối hợp chặt chẽ, đồng bộ. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước pháp luật, lãnh đạo Đoàn ĐBQH và Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh về việc phân công, ủy quyền đó. Việc phân công, ủy quyền và thực hiện nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành theo nguyên tắc tập trung dân chủ, đề cao trách nhiệm cá nhân, phát huy quyền chủ động của cấp dưới.

d) Trong phạm vi quyền hạn, nhiệm vụ được phân công, các Phó Chánh Văn phòng thay mặt Chánh Văn phòng chủ động giải quyết các công việc được phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về quyết định của mình. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, nếu có vấn đề liên quan đến lĩnh vực, công việc do Phó Chánh Văn phòng khác phụ trách thì các Phó Chánh Văn phòng chủ động phối hợp để giải quyết; trường hợp có ý kiến khác nhau thì báo cáo Chánh Văn phòng xem xét, quyết định.

đ) Khi Chánh Văn phòng đi công tác dài ngày, Chánh Văn phòng ủy quyền 01 Phó Chánh Văn phòng thay mặt Chánh Văn phòng chỉ đạo công tác của Văn phòng và giải quyết các việc thuộc thẩm quyền của Chánh Văn phòng. Khi Phó Chánh Văn phòng đi công tác, Chánh Văn phòng trực tiếp chỉ đạo các công việc đã phân công đối với Phó Chánh Văn phòng đó hoặc chỉ định một Phó Chánh Văn phòng khác phụ trách thay.

e) Căn cứ tình hình thực tế, Chánh Văn phòng sẽ xem xét, điều chỉnh việc phân công nhiệm vụ của các Phó Chánh Văn phòng.

g) Quyết định phân cấp, ủy quyền cho các Trưởng phòng thuộc Văn phòng thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể theo quy định của pháp luật; Chánh Văn phòng thảo luận tập thể trong lãnh đạo Văn phòng trước khi quyết định những vấn đề về: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy và nhân sự của các tổ chức thuộc Văn phòng; chương trình, kế hoạch công tác hàng năm...

h) Chánh Văn phòng thành lập các Hội đồng như Hội đồng nâng bậc lương, Hội đồng thi đua khen thưởng, Hội đồng sáng kiến, kinh nghiệm... theo quy định của pháp luật. Chánh Văn phòng thực hiện nhiệm vụ Trưởng Ban biên tập trang tin điện tử (trang Web) của cơ quan. Chủ tịch Hội đồng lương, Hội đồng thi đua- khen thưởng, Hội đồng xét sáng kiến...

i) Hàng tuần (vào ngày cuối tuần), hàng tháng (vào ngày cuối tuần của tuần cuối tháng), Chánh Văn phòng chủ trì họp giao ban lãnh đạo Văn phòng. Trong trường hợp có công việc liên quan, lãnh đạo Văn phòng mời đại diện lãnh đạo Đoàn ĐBQH, Thường trực Hội đồng nhân dân, Trưởng, Phó các Ban của Hội đồng nhân dân tham gia.

a) Phó Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra và giải quyết công việc thuộc lĩnh vực được Chánh Văn phòng phân công, kịp thời phát hiện và đề xuất những vấn đề cần sửa đổi, bổ sung báo cáo Chánh Văn phòng quyết định.

b) Phó Chánh Văn phòng chỉ đạo, kiểm tra và đôn đốc lãnh đạo phòng do mình phụ trách thực hiện các nhiệm vụ được giao; chỉ đạo xử lý những vấn đề phát sinh trong nội bộ phòng được phân công phụ trách, trường hợp vượt quá thẩm quyền thì báo báo Chánh Văn phòng xem xét, quyết định. Ngoài các lĩnh vực được phân công phụ trách, Phó Chánh Văn phòng có quyền yêu cầu các phòng chuyên môn khác cung cấp thông tin, báo báo để phục vụ, giải quyết các công việc liên quan đến công việc mình đang được phân công chỉ đạo.

c) Phó Chánh Văn phòng đề xuất, báo cáo Chánh Văn phòng về các điều kiện đảm bảo thực hiện nhiệm vụ; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về chất lượng, tiến độ thực hiện nhiệm vụ; về duy trì kỷ luật, kỷ cương hành chính, đoàn kết nội bộ, vi phạm pháp luật, tiêu cực, tham nhũng trong các lĩnh vực, đơn vị được phân công phụ trách.

d) Khi đi công tác, Phó Chánh Văn phòng phải báo cáo, đề nghị Chánh Văn phòng trực tiếp giải quyết công việc hoặc phân công Phó Chánh Văn phòng khác giải quyết công việc của mình được phân công phụ trách.

Điều 5. Nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng phòng

1. Giúp Chánh Văn phòng quản lý nhân sự, điều hành công việc chung của Phòng và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về toàn bộ hoạt động của Phòng; phối hợp với các Trưởng phòng để giải quyết những công việc có liên quan.

2. Tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Phòng theo quy chế làm việc của Văn phòng, quy chế làm việc của phòng.

3. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch, nội dung công tác của Phòng trong tuần, trong tháng; phân công, đôn đốc, kiểm tra chuyên viên, nhân viên trong Phòng thực hiện nhiệm vụ. Hàng tháng, sáu tháng, hàng năm tiến hành cuộc họp sơ kết, tổng kết kiểm điểm tình hình thực hiện công tác của Phòng và báo cáo lãnh đạo Văn phòng.

4. Đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo Văn phòng về các vấn đề liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của Phòng; tạo điều kiện cho chuyên viên, nhân viên trong Phòng hoàn thành nhiệm vụ được giao.

5. Dự các cuộc họp của các cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan tới chức năng, nhiệm vụ của Phòng theo sự phân công của lãnh đạo Văn phòng.

6. Phối hợp công tác với các cá nhân khác trong Văn phòng để thực hiện công việc chung của Văn phòng theo sự điều hành, quản lý của lãnh đạo Văn phòng; phối hợp công tác với đại diện các cơ quan, tổ chức liên quan khi được Thường trực, lãnh đạo các Ban HĐND và lãnh đạo Văn phòng phân công.

7. Chịu trách nhiệm về thời gian, chất lượng, hiệu quả thực hiện công việc của Phòng và công việc chuyên viên, nhân viên thuộc quyền quản lý; đôn đốc và thực hiện nghiêm quy trình quản lý và xử lý văn bản đi, đến theo quy định.

8. Khi vắng mặt, phải báo cáo và được sự đồng ý của lãnh đạo Văn phòng và cử Phó Trưởng phòng thay mặt giải quyết công việc của Phòng.

Điều 6. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Trưởng phòng

1. Giúp Trưởng Phòng điều hành các hoạt động của Phòng khi được ủy nhiệm.

2. Giúp Trưởng phòng trong việc tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Phòng theo quy chế làm việc của Văn phòng, quy chế làm việc của phòng và theo phân công nhiệm vụ cụ thể của Trưởng phòng.

3. Giúp Trưởng phòng chỉ đạo, thực hiện một số công việc của Phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công.

4. Giúp Trưởng phòng quản lý hành chính đối với chuyên viên thuộc Phòng khi Trưởng phòng đi vắng; tham gia xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung công tác của phòng; điều hành, giải quyết công việc thuộc lĩnh vực công tác được phân công phụ trách; phân công, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc chuyên viên, nhân viên thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được giao, báo cáo kết quả công tác với Trưởng phòng.

5. Dự các cuộc họp của các cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan tới chức năng, nhiệm vụ của Phòng và lĩnh vực phụ trách theo sự phân công của Trưởng phòng, lãnh đạo Văn phòng.

6. Phối hợp công tác với các cá nhân khác trong Văn phòng để thực hiện công việc chung của Văn phòng theo sự điều hành, quản lý của lãnh đạo Văn phòng; phối hợp công tác với đại diện các cơ quan, tổ chức liên quan khi được Thường trực, lãnh đạo Văn phòng phân công.

Điều 7. Nhiệm vụ của cán bộ, công chức và người lao động

1. Cán bộ, công chức và người lao động thực hiện các quyền hạn và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật và các văn bản có liên quan.

2. Chủ động thực hiện các nhiệm vụ được phân công; chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật, trước cấp quản lý trực tiếp và cấp trên về tiến độ, chất lượng, hiệu quả thực hiện các công việc được giao và về trình tự, thủ tục, thể thức ban hành văn bản, quy trình giải quyết công việc được phân công theo dõi; phối hợp với công chức và người lao động khác có liên quan để giải quyết công việc; báo cáo Lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách về việc thực hiện nhiệm vụ và các vấn đề còn có ý kiến khác nhau, vượt quá thẩm quyền hoặc vướng mắc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

3. Thường xuyên cập nhật thông tin, nắm vững các chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước liên quan đến lĩnh vực được giao để tham mưu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo kịp thời, xử lý, giải quyết đúng quy định.

4. Hàng tuần báo cáo với lãnh đạo Phòng những công việc đã thực hiện, những công việc chưa hoàn thành và đề xuất công việc tuần tới. Đối với những công việc đột xuất cần giải quyết sớm phải báo cáo, xin ý kiến để có giải pháp thực hiện kịp thời gian theo yêu cầu.

5. Chấp hành chế độ thông tin, báo cáo; quản lý, lưu giữ hồ sơ công việc và bàn giao cho văn thư lưu trữ hồ sơ quản lý theo quy định; quản lý và sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị làm việc được giao theo quy định.

6. Thực hiện một số công việc khác do Thường trực Hội đồng nhân dân, Trưởng các Ban của Hội đồng nhân dân và lãnh đạo Văn phòng trực tiếp giao. Khi thực hiện phải báo cáo Trưởng phòng biết về thời gian, kết quả thực hiện.

7. Cán bộ, công chức và người lao động có trách nhiệm tham gia tích cực và đầy đủ các hoạt động phong trào, sinh hoạt đoàn thể của Văn phòng; tham gia ủng hộ các quỹ đo cơ quan phát động. Chấp hành nghiêm túc các quy định của pháp luật, nội quy, quy chế cơ quan.

8. Nhiệm vụ cụ thể của công chức và người lao động do Trưởng phòng quy định theo quy chế làm việc của phòng.

Ngoài thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn, cán bộ, công chức và người lao động thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây:

Chấp hành tốt các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng; nội quy của cơ quan, trong đó chú trọng Luật Lao động, luật phòng chống tham nhũng, luật thực hành tiết kiệm, chống lãnh phí, Luật công chức, Luật Viên chức và những văn bản khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

Đoàn kết nội bộ tốt, phối hợp hổ trợ nhau trong công tác; Đồng thời đấu tranh, tự phê bình và phê bình, góp ý những biểu hiện tiêu cực trong nội bộ cơ quan;

Nêu cao tinh thần trách nhiệm rèn luyện phẩm chất, đạo đức, năng lực công tác để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao; Có kế hoạch, biện pháp học tập nâng cao trình độ, thực hiện tiêu chuẩn hóa công chức theo qui định;

Thực hiện đúng nguyên tắc tập trung dân chủ, bàn bạc, góp ý kiến và được bảo lưu ý kiến của mình trong cuộc họp, nhưng khi đã có quyết định của thủ trưởng cơ quan thì cấp dưới phải phục tùng cấp trên, không được  làm theo ý riêng của mình. Cán bộ lãnh đạo quản lý phải công tâm, khách quan trong sử dụng, đánh giá cán bộ, công chức thuộc quyền quản lý, giữ gìn đoàn kết nội bộ, xây dựng môi trường làm việc dân chủ, kỷ cương; có tinh thần cầu thị, lắng nghe.

Cán bộ, công chức và người lao động sử dụng tiết kiệm điện, nước và các vật tư văn phòng, sử dụng tài sản nhà nước đúng quy định; sắp xếp phòng làm việc ngăn nắp, gọn gàng, khoa học, hợp lý; không làm việc riêng, gây mất trật tự làm ảnh hưởng tới người khách trong giờ làm việc.

a) Văn phòng có trách nhiệm quan hệ chặt chẽ với Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng các Bộ, ngành Trung ương để tổ chức các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

b) Phối hợp phục vụ các hoạt động giám sát của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, các cơ quan khác của Quốc hội, Đoàn đại biểu Quốc hội tại địa phương khi có yêu cầu; phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân, Ban thường trực Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tỉnh, các sở, ngành cấp tỉnh và các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác ở địa phương để thực hiện các nhiệm vụ có liên quan.

2. Quan hệ công tác với Đoàn đại biểu Quốc hội, Thường trực Hội đồng nhân dân và các Ban Hội đồng nhân dân.

a) Lãnh đạo Văn phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp về chuyên môn của Trưởng đoàn, Phó Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật; phối hợp với lãnh đạo các Ban của Hội đồng nhân dân để thực hiện những công việc có liên quan;

b) Chánh Văn phòng chịu sự chỉ đạo, lãnh đạo và báo cáo kịp thời với Trưởng đoàn, Phó Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân về kết quả thực hiện công tác và kiến nghị các vấn đề cần giải quyết khi thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao, những vấn đề về cơ chế, chính sách cần sửa đổi, bổ sung; kiến nghị sửa đổi, bổ sung chương trình, kế hoạch công tác cho phù hợp. Trong quá trình giải quyết công việc, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, những vấn đề mới hoặc vượt quá thẩm quyền thì tùy theo lĩnh vực, Chánh Văn phòng báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của Trưởng đoàn, Phó Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân để xem xét, giải quyết;

c) Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo, điều hành, phân công nhiệm vụ cho các Phó Chánh Văn phòng, Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và các chuyên viên thực hiện nhiệm vụ theo sự chỉ đạo của của Trưởng đoàn, Phó Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội; Thường trực Hội đồng nhân dân; lãnh đạo các Ban của Hội đồng nhân dân;  

d) Khi Chánh Văn phòng phân công nhiệm vụ, cử chuyên viên giúp việc cho Trưởng đoàn, Phó Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội;Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân đi công tác thì phải thông báo cho Trưởng đoàn, Phó Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội; Thường trực và các Ban biết. Lãnh đạo các Ban Hội đồng nhân dân giao nhiệm vụ trực tiếp cho chuyên viên thì chuyên viên cần báo cáo cho Trưởng phòng và Phó Chánh Văn phòng quản lý trực tiếp biết để phối hợp quản lý nhân lực. Chuyên viên được giao nhiệm vụ phải báo cho Trưởng phòng biết về thời gian, kết quả thực hiện.

a) Cung cấp thông tin và các báo cáo, các văn bản có liên quan đến hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc hội; Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân để đại biểu nghiên cứu;

b) Giúp đại biểu Quốc hội; đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp công dân theo quy định của pháp luật; tiếp nhận, chuyển đơn và phối hợp theo dõi đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân mà đại biểu Quốc hội; đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh đã chuyển đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết;

c) Tiếp nhận báo cáo tổng hợp của Tổ đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh để tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri báo cáo Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giải quyết các ý kiến, kiến nghị đó theo quy định của pháp luật;

d) Tiếp nhận và tổng hợp ý kiến chất vấn của đại biểu Hội đồng nhân dân để tổng hợp báo cáo Thường trực Hội đồng nhân dân chuyển đến Ủy ban nhân dân tỉnh và các cơ quan hữu quan chuẩn bị giải trình tại kỳ họp Hội đồng nhân dân tỉnh hoặc giữa hai kỳ họp, hoặc báo cáo Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh và thông báo cho đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh biết;

đ) Phối hợp với các đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh trong việc chuẩn bị kỳ họp và đảm bảo hoạt động của đại biểu tại kỳ họp theo Quy chế hoạt động của Hội đồng nhân dân và các quy định khác của pháp luật.

a) Phối hợp với  Văn phòng Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tỉnh và các cơ quan liên quan để tổ chức cho đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh tiếp xúc cử tri, tổng hợp báo cáo ý kiến, kiến nghị của cử tri;

b) Định kỳ, thường xuyên trao đổi thông tin với Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để thống nhất xây dựng chương trình làm việc của Thường trực Tỉnh uỷ, Đoàn đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ chính trị ở địa phương;

c) Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, các cơ quan của Ủy ban nhân dân tỉnh, các cơ quan pháp luật tỉnh, các Ban của Hội đồng nhân dân tỉnh để chuẩn bị nội dung kỳ họp Hội đồng nhân dân, các tờ trình, báo cáo trình bày tại các kỳ họp của Hội đồng nhân dân tỉnh;

d) Phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh và các huyện, thành phố để nắm bắt các hoạt động trong địa bàn tỉnh; đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố tổ chức triển khai thực hiện các Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh;

đ) Đề nghị các sở, ban, ngành, đoàn thể trong tỉnh, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm báo cáo kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo, giải quyết kiến nghị của cử tri; tình hình và kết quả triển khai nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội theo Nghị quyết của Quốc hội, Hội đồng nhân dân tỉnh ở đơn vị, địa phương mình về Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh để tổng hợp báo cáo Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh, theo dõi, giám sát đồng thời thông tin để đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh biết, làm cơ sở tổ chức các kỳ họp Hội đồng nhân dân và hoạt động tiếp xúc cử tri.

a) Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh tổ chức cung cấp thông tin và những vấn đề có liên quan đến hoạt động của Hội đồng nhân dân các cấp; phối hợp tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân trong công tác trao đổi kinh nghiệm hoạt động giữa Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh với Thường trực Hội đồng nhân dân huyện, thị xã, thành phố theo quy định;

b) Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh phối hợp với Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện Luật tổ chức chính quyền địa phương, Luật hoạt động giám sát của Quốc hội và Hội đồng nhân dân, Quy chế hoạt động của Hội đồng nhân dân và các quy định tại các văn bản pháp luật khác có liên quan.

1. Tổ chức triển khai thực hiện các nghị quyết, văn bản của Chi ủy; làm tốt công tác giáo dục chính trị tư tưởng đối với đảng viên, quần chúng trong cơ quan; thống nhất chủ trương, biện pháp thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, công tác tổ chức cán bộ, công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo và giải quyết những vấn đề phát sinh khác. Xây dựng cơ quan an toàn và cơ quan đạt chuẩn văn hóa, thực hiện nếp sống văn hoá, văn minh trong công sở.

2. Lãnh đạo Văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho các đoàn thể hoạt động có hiệu quả, chăm lo đời sống tinh thần, vật chất cho cán bộ, công chức và người lao động cơ quan; phối hợp với các đoàn thể tổ chức kỷ niệm các ngày lễ lớn trong năm, các phong trào thi đua và vận động mọi người phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ; vận động công chức và người lao động phấn đấu hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao; thực hiện tốt nội quy, quy chế làm việc, quy chế dân chủ trong cơ quan, xây dựng cơ quan an toàn, an ninh trật tự và vận động thực hiện nếp sống văn hoá, văn minh nơi công sở.

3. Trưởng các tổ chức, đoàn thể được cơ cấu là thành viên Hội đồng thi đua, khen thưởng, kỷ luật, Hội đồng tiền lương..., của cơ quan; được mời tham gia một số cuộc họp với lãnh đạo Văn phòng để bàn về nhiệm vụ có liên quan theo quy định của Luật cán bộ, công chức, Luật Công đoàn Việt Nam...

1. Khi được lãnh đạo Đoàn đại biểu Quốc hội, Thường trực Hội đồng nhân dân hoặc Chánh Văn phòng giao cho các Phó Chánh Văn phòng, lãnh đạo các Phòng, công chức và người lao động phối hợp thực hiện công việc, cần phải có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa các bên trong quá trình giải quyết công việc.

2. Khi có sự phối hợp giữa các Phòng hoặc giữa các cá nhân để giải quyết công việc, bên được giao nhiệm vụ chủ trì xử lý công việc có trách nhiệm:

a) Xây dựng kế hoạch công tác phối hợp và trình lãnh đạo Văn phòng hoặc lãnh đạo Phòng cho ý kiến và được thông báo cho các bên liên quan biết. Cần có sự thống nhất với Phòng hoặc cá nhân bên phối hợp về công việc cụ thể, thời gian hoàn thành, quy định trách nhiệm xử lý các vấn đề phát sinh. Căn cứ kế hoạch được duyệt và nhiệm vụ được phân công, các bên tiến hành tổ chức thực hiện, đồng thời theo dõi, đôn đốc việc thực hiện và báo cáo với lãnh đạo Phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng về tiến độ công việc;

b) Chủ trì tổng kết, rút kinh nghiệm về việc thực hiện nhiệm vụ và báo cáo lãnh đạo Văn phòng khi được yêu cầu.

a) Cùng với Phòng hoặc cá nhân bên chủ trì phối hợp xây dựng kế hoạch công tác và thống nhất với Phòng hoặc cá nhân bên phối hợp về công việc cụ thể, thời gian hoàn thành, quy định trách nhiệm xử lý các vấn đề liên quan phát sinh và báo cáo với lãnh đạo Phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng về tiến độ công việc.

b) Thực hiện nhiệm vụ cụ thể do Phòng hoặc cá nhân đảm nhận.

c) Tham gia rút kinh nghiệm về thực hiện công việc phối hợp.

1. Chế độ làm việc giữa lãnh đạo Đoàn đại biểu Quốc hội; Thường trực Hội đồng nhân dân và các Ban Hội đồng nhân dân thực hiện theo chế độ trực tiếp, kết hợp với hình thức trao đổi thông tin, nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và phù hợp với quy định của cơ quan.

2. Chế độ làm việc giữa lãnh đạo Văn phòng với các Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, giữa các phòng, giữa Trưởng phòng với Phó Trưởng phòng và với chuyên viên, nhân viên theo chế độ Thủ trưởng.

3. Chánh Văn phòng quản lý mọi hoạt động của cơ quan bằng quy chế.

4. Lãnh đạo Văn phòng thảo luận tập thể những vấn đề sau đây:

a) Phương án sắp xếp, kiện toàn tổ chức bộ máy cơ quan Văn phòng.

b) Công tác tiếp nhận, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, điều động cán bộ thuộc nội bộ Văn  phòng.

c) Thảo luận về chương trình, kế hoạch công tác quý, 6 tháng và hàng năm và các vấn đề liên quan đến chủ trương, chính sách đối với cán bộ, công chức và người lao động ở cơ quan và thảo luận các vấn đề khác khi xét thấy cần thiết.

5. Các Phó Chánh Văn phòng

a) Khi có sự phối hợp giữa các Phó Chánh Văn phòng để giải quyết công việc liên quan, nếu còn vấn đề có ý kiến khác nhau thì Phó Chánh Văn phòng được giao nhiệm vụ chủ trì xử lý công việc báo cáo với Chánh Văn phòng quyết định.

b) Thực hiện các nhiệm vụ do Chánh Văn phòng uỷ quyền, uỷ nhiệm đại diện cho Văn phòng tham dự các phiên họp, cuộc họp của cơ quan, tổ chức, đơn vị mời, sau khi tham dự, báo cáo với Chánh Văn phòng về chương trình, nội dung nghị sự của phiên họp, cuộc họp; tham gia các đoàn công tác của Đoàn đại biểu Quốc hội, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban Hội đồng nhân dân tỉnh; chủ trì các cuộc họp, buổi tiếp khách của Văn phòng khi được phân công.

a) Phòng công tác Quốc hội có trách nhiệm xây dựng báo cáo về tình hình hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc hội, đại biểu Quốc hội 06 tháng, cả năm hoặc theo yêu cầu của Ủy ban Thường vụ Quốc hội.

 b) Phòng công tác HĐND có trách nhiệm xây dựng báo cáo công tác hàng tháng, quý, 6 tháng, một năm và tổ chức phục vụ các cuộc họp, phiên họp theo Quy chế hoạt động của Hội đồng nhân dân và Quy chế hoạt động nội bộ của Thường trực Hội đồng nhân dân và các Ban của Hội đồng nhân dân tỉnh.

c) Phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị có trách nhiệm xây dựng các báo cáo của Văn phòng hàng tháng, quý, 6 tháng, một năm và tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị theo quy chế hoạt động của Văn phòng.

a) Các chuyên viên được phân công thu thập thông tin về công việc đã thực hiện của các cơ quan, bộ phận, lĩnh vực liên quan và dự kiến nhiệm vụ công tác tháng sau, quý sau, năm sau, gửi đến Trưởng phòng.

b) Trưởng phòng có trách nhiệm phân công người chủ trì tổng hợp, soạn thảo báo cáo và xin ý kiến đóng góp, bổ sung của lãnh đạo Đoàn đại biểu Quốc hội; Thường trực, lãnh đạo Ban, lãnh đạo Văn phòng về dự thảo báo cáo.

c) Sau khi có ý kiến đóng góp, bổ sung của lãnh đạo, người chủ trì soạn thảo tiếp thu, chỉnh sửa, trình ký ban hành.

Đối với các báo cáo chuyên đề, tham luận tại các hội nghị, hội thảo, tùy theo lĩnh vực liên quan, lãnh đạo Văn phòng sẽ phân công cụ thể cho cá nhân hoặc Phòng chủ trì soạn thảo.

a) Báo cáo công tác tuần, gửi vào sáng thứ 6 hàng tuần.

b) Báo cáo công tác tháng, gửi trước ngày 15 hàng tháng; báo cáo quý trước ngày 15 tháng cuối quý.

c) Báo cáo công tác 6 tháng và một năm gửi trước ngày 15/6 và 15/12.

d) Báo cáo theo yêu cầu của cấp trên hoăc báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao thực hiện theo thời gian yêu cầu.

Số liệu báo cáo tuần được tính từ thứ 6 tuần trước đến thứ 6 tuần sau; báo cáo tháng được tính từ thời điểm báo cáo tháng trước đến thời điểm báo cáo tháng sau; báo cáo tháng 6 và một năm được tính từ thời điểm báo cáo của tháng cuối năm trước đến thời điểm báo cáo của tháng 6 và tháng 12 năm sau.

a) Ít nhất mỗi tháng một lần, vào dịp cuối tháng, Chánh Văn phòng tổ chức cuộc họp để kiểm điểm việc thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng trong tháng và đề ra nhiệm vụ công tác tháng sau.

b) Định kỳ 06 tháng, năm, lãnh đạo Văn phòng chủ trì họp toàn thể cán bộ, công chức và người lao động cơ quan với cấp ủy Đảng, các tổ chức đoàn thể cơ quan để đánh giá kết quả phối hợp công tác giữa Đảng, chính quyền, đoàn thể; đồng thời, kết hợp tổ chức hội nghị sơ kết 6 tháng đầu năm, tổng kết năm, triển khai nhiệm vụ 6 tháng cuối năm và năm tới.

Ngoài cuộc họp, hội nghị nói trên, lãnh đạo Văn phòng có thể tổ chức các cuộc họp tuần hoặc bất thường để triển khai những công việc đột xuất theo yêu cầu của cấp trên. Tùy vào nội dung công việc người chủ trì quyết định thành phần mời dự.

a) Phòng công tác Quốc hội, Phòng công tác HĐND có trách nhiệm phối hợp với Phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị hoặc cá nhân có liên quan nhằm cung cấp thông tin, số liệu, các văn bản, tài liệu phục vụ nội dung cuộc họp, hội nghị.

b) Phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị chủ trì chuẩn bị cuộc họp giao ban, hội nghị sơ kết, tổng kết công tác của Văn phòng; thông báo thành phần dự họp và tổ chức phục vụ cuộc họp.

1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm và báo cáo lãnh đạo Đoàn ĐBQH, Thường trực Hội đồng nhân dân về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao; kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các công việc cụ thể đã giao cho các Phó Chánh Văn phòng và các Trưởng phòng.

2. Các Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm và báo cáo Chánh Văn Phòng về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao; kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các công việc cụ thể đã giao cho các Trưởng phòng trực thuộc.

3. Các Trưởng phòng trực thuộc chịu trách nhiệm và báo cáo Chánh Văn Phòng,  các Phó Chánh Văn phòng về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao; kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các công việc cụ thể đã giao cho các công chức, viên chức, người lao động trực thuộc Phòng.

1. Văn bản trình Trưởng đoàn, Phó Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân ký hoặc phê duyệt thì Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách ký nháy vào chữ cuối cùng của dòng nơi nhận của văn bản và chịu trách nhiệm đối với văn bản khi ban hành.

2. Văn bản do Chánh Văn phòng ký, đóng dấu của Văn phòng ban hành thì Trưởng phòng ký nháy vào chữ cuối cùng của dòng nơi nhận của văn bản và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng khi văn bản được ban hành.

3. Văn bản do Phó Chánh Văn phòng ký thay phải gửi một bản để báo cáo Chánh Văn phòng ( bản giấy hoặc bản điện tử tùy theo từng loại văn bản).

4. Trưởng Phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo công tác tiếp nhận, quản lý, xử lý văn bản đến, ban hành văn bản đi và việc sao y văn bản theo nguyên tắc: Phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị quản lý toàn diện, thống nhất mọi văn bản đến, đi của Đoàn ĐBQH, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban Hội đồng nhân dân tỉnh và của Văn phòng.

5. Quy trình tiếp nhận, quản lý, xử lý và ban hành văn bản phải tuân thủ theo quy định của Văn phòng. Cụ thể

Tất cả các loại công văn đến đều phải qua văn thư. Công chức làm nhiệm vụ văn thư (gọi tắt là văn thư) vào sổ và trình lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến, Lãnh đạo Văn phòng xem xét những văn bản thuộc phạm vi, thẩm quyền được phâ cấp và xử lý chuyển cho lãnh đạo Đoàn ĐBQH (đối với những công văn, giấy tờ của các đơn vị gửi Đoàn ĐBQH); chuyển đến Phó Chủ tịch HĐND tỉnh (đối với những công văn, giấy tờ của các đơn vị gửi Thường trực HĐND tỉnh) để xử lý và Chánh Văn phòng xử lý những văn bản, giấy tờ thuộc Văn phòng. Công văn ghi rõ họ tên người nhận thì văn thư làm thủ tục đăng ký ngoài bì thư và chuyển đến người nhận. Khi lãnh đạo Đoàn ĐBQH, Phó Chủ tịch HĐND tỉnh, Chánh Văn phòng đã xử lý, văn thư phải chuyển văn bản đúng địa chỉ, kịp thời.

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi văn bản mật, đóng dấu độ mật quản lý văn bản mật đến, văn bản mật đi, xử lý tài liệu mật, vào sổ, theo dõi, quản lý, thu hồi theo quy định.

Văn thư chỉ được đóng dấu vào các văn bản của Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND tỉnh khi có chữ ký tắt của Lãnh đạo Văn phòng. Trưởng phòng Hành chính,  Tổ chức, Quản trị chịu trách nhiệm về thể thức văn bản, các lỗi kỹ thuật văn bản. Lãnh đạo các phòng và chuyên viên chịu trách nhiệm về nội dung, số liệu trong văn bản.

c) Cán bộ, công chức không có nhiệm vụ, không được mở, xem các loại công văn, văn bản và các loại giấy tờ khác khi chưa được sự cho phép của văn thư

d) Lưu trữ văn bản 

Hàng năm, cán bộ, công chức có trách nhiệm sắp xếp văn bản đã xử lý giao văn thư. Văn thư tiếp tục chỉnh lý hồ sơ tài liệu từ các cán bộ, công chức chuyến đến; tài liệu các kỳ họp của HĐND tỉnh, tài liệu, các văn bản của Đoàn ĐBQH, của Thường trực HĐND tỉnh, của các Ban và của Văn phòng để lưu trữ tại cơ quan  theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, công tác quản lý công văn, tài liệu của Văn phòng thực hiện theo quy định hiện hành.

a) Chánh Văn phòng ký các văn bản

Các văn bản của Trưởng đoàn, Phó trưởng đoàn đại biểu Quốc hội khi được Trưởng đoàn ủy quyền; các văn bản của Thường trực Hội đồng nhân dân được Chủ tịch HĐND ủy quyền;

Các báo cáo, tờ trình của Văn phòng gửi Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Thường trực Tỉnh uỷ, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh; các chương trình công tác hàng tháng, quý, năm của Văn phòng.

 Các quyết định theo thẩm quyền về tổ chức bộ máy, nhân sự của Văn phòng, phân công công việc của các phòng trực thuộc Văn phòng.

Các công văn quan trọng gửi các sở, ban, ngành cấp tỉnh, các huyện, thị xã, thành phố.

Các hồ sơ chứng từ liên quan trách nhiệm của Chủ tài khoản.

Các loại văn bản nói trên trong trường hợp Chánh Văn phòng đi vắng hoặc có ý kiến uỷ quyền của Chánh Văn phòng thì Phó Chánh Văn phòng ký thay.

b) Phó Chánh Văn phòng ký các văn bản

Các văn bản thuộc phạm vi công việc được phân công phụ trách.

Các văn bản được Chánh Văn phòng uỷ quyền ký thay khi có ý kiến của Chánh Văn phòng.

1. Bảo vệ bí mật Nhà nước là nhiệm vụ quan trọng, là nghĩa vụ, trách nhiệm của mọi cán bộ, công chức Văn phòng; cán bộ, công chức có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

2. Cán bộ, công chức và người lao động của Văn phòng phải chấp hành nghiêm túc các chế độ, quy định của Đảng và Nhà nước và của cơ quan về bảo mật thông tin tài liệu, văn kiện và các bí mật của Đảng và Nhà nước.

3. Công chức có trách nhiệm bảo quản tốt hồ sơ tài liệu của mình. Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ tài liệu, làm hư hại tài liệu hoặc tự ý sao chụp cung cấp tài liệu cho đơn vị, cá nhân khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng. Không được sao chép, lưu giữ những dữ liệu, thông tin có tính chất “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”, những văn bản thuộc danh mục bí mật Nhà nước đã được cấp có thẩm quyền quyết định vào USB, đĩa mềm.

4. Thực hiện nghiêm chế độ bảo mật: Không đánh máy, in ấn, sao chụp hoặc để lọt ra ngoài các tài liệu có tính chất "Mật" “Tối mật”, “Tuyệt mật”, các văn bản có bút phê xử lý của lãnh đạo Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND tỉnh và lãnh đạo Văn phòng dưới bất cứ hình thức nào. Đối với những loại văn bản này, cán bộ, công chức được giao soạn thảo thực hiện trên máy tính không kết nối mạng internet; khi mượn khai thác, sử dụng số liệu phục vụ công tác nghiên cứu phải báo cáo xin ý kiến lãnh đạo Văn phòng.

1. Tuyển dụng công chức: Căn cứ chỉ tiêu biên chế, vị trí việc làm, Trưởng phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị lập danh sách vị trí cần tuyển dụng, chuyên môn cần tuyển dụng, báo cáo Lãnh đạo Văn phòng xin ý kiến lãnh đạo Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND tỉnh, Cấp ủy Chi bộ trước khi gửi Sở Nội vụ tuyển dụng theo quy định.

2. Tuyển dụng lao động hợp đồng: Căn cứ nhu cầu công việc của cơ quan, Trưởng phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị tiếp nhận hồ sơ xin việc, thẩm tra lý lịch và tập hợp thông tin đầy đủ về người dự kiến tuyển dụng trình lãnh đạo Văn phòng để báo cáo cấp có thẩm quyền trước khi quyết định.

3. Điều chuyển, luân chuyển công chức trong nội bộ cơ quan: Căn cứ vị trí việc làm, danh mục các chức danh công chức định kỳ cần chuyển đổi công tác hoặc khi xét thấy cần điều động, luân chuyển công chức giữa các phòng, Chánh Văn phòng quyết định sau khi có ý kiến của cấp có thẩm quyền.

4. Chuyển công tác ra ngoài cơ quan

Chuyển công tác theo nguyện vọng cá nhân: Cá nhân phải có đơn trình bày nguyện vọng chuyển công tác gửi lãnh đạo Văn phòng xem xét giải quyết.

Chuyển công tác theo điều động của lãnh đạo Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND tỉnh: thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.

5. Quy trình, thủ tục tuyển dụng, điều chuyển, luân chuyển cán bộ thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

Trưởng phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị tham mưu Chánh Văn phòng trong việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại Trưởng phòng, Phó trưởng các phòng theo quy định của pháp luật.

Trưởng phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị theo dõi, rà soát lập danh sách những cán bộ, công chức và người lao động đủ tiêu chuẩn để nâng lương, nâng ngạch trình Hội đồng xét nâng bậc lương của Văn phòng thẩm định, trình Chánh Văn phòng quyết định. Quy trình, thủ tục xét nâng bậc lương, đề xuất nâng ngạch công chức thực hiện theo quy định.

Trưởng phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị rà soát, lập danh sách cán bộ, công chức và người lao động sắp đến tuổi nghỉ hưu tham mưu Chánh Văn phòng thủ tục, thời điểm thông báo, thời điểm ra quyết định nghỉ hưu và hưởng chế độ hưu trí đối với cán bộ, công chức và người lao động đủ điều kiện nghỉ hưu.

1. Việc xét tặng các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng thường xuyên hàng năm phải căn cứ vào mức độ hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn; tinh thần đoàn kết tương trợ phối hợp trong công tác; tham gia các phong trào thi đua; kết quả của việc học tập chính trị, văn hóa, chuyên môn, nghiệp vụ, rèn luyện tu dưỡng về đạo đức, lối sống và năng lực lãnh đạo, điều hành.

2. Căn cứ vào phong trào thi đua, mọi cá nhân, tập thể tham gia phong trào thi đua đều phải có đăng ký thi đua, xác định mục tiêu, chỉ tiêu thi đua; không đăng ký thi đua sẽ không được xem xét, công nhận các danh hiệu thi đua.

3. Trình tự đăng ký, bình xét các danh hiệu thi đua, khen thưởng thường xuyên, đột xuất hàng năm thực hiện theo quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng.

Việc xử lý kỷ luật đối với công chức và người lao động tuân thủ theo các quy định của Nhà nước về xử lý kỷ luật và trách nhiệm bồi thường vật chất. Công chức, người lao động vi phạm kỷ luật phải viết bản kiểm điểm cá nhân, tự nhận hình thức, mức độ kỷ luật, tiến hành kiểm điểm tại đơn vị công tác. Hội đồng kỷ luật của Văn phòng họp xét kỷ luật sau khi có biên bản của đơn vị quản lý đối tượng xét kỷ luật.

Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng được phân công chỉ đạo việc giải quyết các kiến nghị, khiếu nại, tố cáo đối với cán bộ, công chức và người lao động trong cơ quan theo đúng thẩm quyền và quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước. Khi nhận được đơn thư, khiếu nại, tố cáo đối với cá nhân, tập thể thuộc Văn phòng, tuỳ theo nội dung khiếu nại, tố cáo lãnh đạo Văn phòng sẽ giao nhiệm vụ cho các bộ phận liên quan thực hiện thẩm tra xác minh và báo cáo đề xuất để giải quyết xem xét.

Chương VIII
THỰC HIỆN MỘT SỐ QUY ĐỊNH KHÁC

Chấp hành nghiêm quy định về thời gian làm việc của Nhà nước, của cơ quan; sắp xếp, sử dụng thời gian làm việc khoa học, hiệu quả.

Trong giờ làm việc phải có mặt tại phòng làm việc, khi đi công tác hoặc ra khỏi cơ quan phải báo cáo lãnh đạo phòng; khi nghỉ phép năm, đi công tác xa nhiều ngày, đi học tập trung dài hạn, hay xin nghỉ để giải quyết việc riêng, phải báo cáo lãnh đạo phòng biết thời gian nghỉ, sau đó báo cáo lãnh đạo Văn phòng để điều hòa phối hợp công việc chung;

Cán bộ, công chức và người lao động khi làm việc tại công sở và đi công tác, tham dự hội nghị phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự, đi giày hoặc dép có quai hậu. Trang phục công chức phải phù hợp với tính chất công việc. Cán bộ, công chức và người lao động phải đeo thẻ công chức theo quy định.

Trong giao tiếp tại công sở và với công dân, cán bộ, công chức và người lao động phải có thái độ lịch sự, hòa nhã, văn minh, ngôn ngữ giao tiếp phải chuẩn mực, rõ ràng, mạch lạc. Khi giao tiếp trực tiếp, hoặc bằng văn bản hành chính  hoặc qua điện thoại... phải đảm bảo thông tin trao đổi đúng nội dung công việc mà cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân cần hướng dẫn, trả lời.

Chi trả chế độ làm thêm giờ được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật và Quy chế chi tiêu nội bộ của Văn phòng. Khi thực hiện công việc chuyên môn có tính cấp bách thì được xem xét làm việc thêm giờ sau khi có ý kiến chấp thuận của Lãnh đạo Văn phòng trên cơ sở đề nghị của phụ trách bộ phận (Trưởng hoặc Phó phòng). Đối với những công việc được hưởng chế độ đặc thù thì không giải quyết chế độ làm thêm giờ.

Việc bố trí đi học nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ phải phù hợp và phục vụ cho công tác quy hoạch, quản lý, sử dụng cán bộ, công chức. Ưu tiên cho những cán bộ, công chức đăng ký theo học các khóa bồi dưỡng để bổ sung các văn bằng, chứng chỉ theo quy định về chuẩn hóa cán bộ; các khóa học về quản lý hành chính Nhà nước, lĩnh vực liên quan đến lĩnh vực đang phụ trách hoặc đang được định hướng bố trí công tác.

Công chức được cử đi học hoặc có nguyện vọng đi học để nâng cao trình độ phải được Chánh Văn phòng đồng ý sau khi có ý kiến của Trưởng phòng theo quy định của Văn phòng.

Trường hợp học tại địa phương, trong thời gian theo học phải có kế hoạch phối hợp đảm bảo hoàn thành công tác được giao. Nếu học tập trung dài hạn thì Trưởng phòng phải có phương án bố trí công chức thay thế trình Chánh Văn phòng xem xét, quyết định.

Hằng năm, công chức phải chủ động đăng ký nhu cầu học tập của mình cho Trưởng phòng theo quy định.

Trưởng phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị có trách nhiệm tổng hợp, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng trình lãnh đạo Văn phòng quyết định theo quy định của cấp có thẩm quyền.

1. Công chức, người lao động được nghỉ phép, nghỉ ốm đau, thai sản theo quy định của pháp luật. Trường hợp nghỉ phép, nghỉ thai sản phải báo trước thời gian nghỉ 01 tuần để đơn vị có kế hoạch bố trí công chức thay thế, bàn giao công việc. Nghỉ phép, nghỉ thai sản, nghỉ việc riêng... (từ 03 ngày trở lên) phải có đơn xin phép và thực hiện bàn giao công việc theo quy định.

2. Căn cứ nhu cầu nghỉ phép và điều kiện công tác cụ thể của cơ quan, Trưởng phòng có trách nhiệm tổng hợp và xác nhận nhu cầu nghỉ phép hằng năm để Phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị tham mưu bố trí nghỉ phép phù hợp.

3. Trường hợp nghỉ do ốm đau, nghỉ do lũ lụt và sự cố khác... thì phải thông báo cho lãnh đạo phòng và báo cáo lãnh đạo Văn phòng để bố trí công chức thay thế, không làm ảnh hưởng đến công việc chung của cơ quan.

1. Cán bộ, công chức và người lao động Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh có trách nhiệm thực hiện các nội dung liên quan tại Quy chế này.

2. Các Trưởng phòng trực thuộc có trách nhiệm xây dựng quy chế hoạt động của Phòng mình cho phù hợp với nội dung Quy chế.

3. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị chịu trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu Chánh Văn phòng xây dựng mới hoặc sửa đổi, bổ sung các văn bản có liên quan của Văn phòng cho phù hợp với nội dung Quy chế.

4. Giao Trưởng các Phòng trực thuộc đôn đốc, kiểm tra, đánh giá công chức và người lao động trực thuộc Phòng trong việc thực hiện Quy chế và định kỳ báo cáo Chánh Văn phòng qua cuộc họp hàng tháng của Văn phòng.

5. Quá trình tổ chức thực hiện Quy chế nếu có nội dung nào chưa phù hợp với yêu cầu thực tế, hoặc chưa phù hợp với văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên thì  lấy ý kiến đóng góp bổ sung, điều chỉnh kịp thời./.