Điều 4. Nhiệm vụ, quyền hạn của Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng
1. Chánh Văn phòng
a) Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện toàn diện các nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh theo quy định của pháp luật; trực tiếp chỉ đạo, điều hành một số công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh.
b) Chánh Văn phòng phân công, ủy quyền các Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo, điều hành thường xuyên các lĩnh vực, công việc cụ thể, rõ ràng, không chồng chéo, có sự liên thông, phối hợp chặt chẽ, đồng bộ. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước pháp luật, lãnh đạo Đoàn ĐBQH và Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh về việc phân công, ủy quyền đó. Việc phân công, ủy quyền và thực hiện nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành theo nguyên tắc tập trung dân chủ, đề cao trách nhiệm cá nhân, phát huy quyền chủ động của cấp dưới.
c) Trong phạm vi quyền hạn, nhiệm vụ được phân công, các Phó Chánh Văn phòng thay mặt Chánh Văn phòng chủ động giải quyết các công việc được phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về quyết định của mình. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, nếu có vấn đề liên quan đến lĩnh vực, công việc do Phó Chánh Văn phòng khác phụ trách thì các Phó Chánh Văn phòng chủ động phối hợp để giải quyết; trường hợp có ý kiến khác nhau thì báo cáo Chánh Văn phòng xem xét, quyết định.
d) Khi Chánh Văn phòng đi công tác dài ngày, Chánh Văn phòng ủy quyền 01 Phó Chánh Văn phòng thay mặt Chánh Văn phòng chỉ đạo công tác của Văn phòng và giải quyết các việc thuộc thẩm quyền của Chánh Văn phòng. Khi Phó Chánh Văn phòng đi công tác, Chánh Văn phòng trực tiếp chỉ đạo các công việc đã phân công đối với Phó Chánh Văn phòng đó hoặc chỉ định một Phó Chánh Văn phòng khác phụ trách thay.
đ) Căn cứ tình hình thực tế, Chánh Văn phòng sẽ xem xét, điều chỉnh việc phân công nhiệm vụ của các Phó Chánh Văn phòng.
e) Quyết định phân cấp, ủy quyền cho các Trưởng phòng thuộc Văn phòng thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể theo quy định của pháp luật; Chánh Văn phòng thảo luận tập thể trong lãnh đạo Văn phòng trước khi quyết định những vấn đề về: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy và nhân sự của các tổ chức thuộc Văn phòng; chương trình, kế hoạch công tác hàng năm...
g) Chánh Văn phòng thành lập và làm Chủ tịch các Hội đồng như: Hội đồng nâng bậc lương, Hội đồng thi đua khen thưởng và kỷ luật, Hội đồng sáng kiến, kinh nghiệm... theo quy định của pháp luật. Chánh Văn phòng thực hiện nhiệm vụ người phát ngôn đồng thời là Trưởng Ban biên tập trang thông tin điện tử của cơ quan.
h) Hàng tuần, hàng tháng (vào ngày thứ sáu), Chánh Văn phòng chủ trì họp giao ban lãnh đạo Văn phòng. Trong trường hợp có công việc liên quan, lãnh đạo Văn phòng mời đại diện lãnh đạo Đoàn ĐBQH, Thường trực Hội đồng nhân dân, Trưởng, Phó các Ban của Hội đồng nhân dân tham gia.
2. Phó Chánh Văn phòng
a) Phó Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra và giải quyết công việc thuộc lĩnh vực được Chánh Văn phòng phân công, kịp thời phát hiện và đề xuất những vấn đề cần sửa đổi, bổ sung báo cáo Chánh Văn phòng quyết định.
b) Phó Chánh Văn phòng chỉ đạo, kiểm tra và đôn đốc lãnh đạo phòng do mình phụ trách thực hiện các nhiệm vụ được giao; chỉ đạo xử lý những vấn đề phát sinh trong nội bộ phòng được phân công phụ trách, trường hợp vượt quá thẩm quyền thì báo báo Chánh Văn phòng xem xét, quyết định. Ngoài các lĩnh vực được phân công phụ trách, Phó Chánh Văn phòng có quyền yêu cầu các phòng chuyên môn khác cung cấp thông tin, báo cáo để phục vụ, giải quyết các công việc liên quan đến công việc mình đang được phân công chỉ đạo.
c) Phó Chánh Văn phòng đề xuất, báo cáo Chánh Văn phòng về các điều kiện đảm bảo thực hiện nhiệm vụ; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về chất lượng, tiến độ thực hiện nhiệm vụ; về duy trì kỷ luật, kỷ cương hành chính, đoàn kết nội bộ, vi phạm pháp luật, tiêu cực, tham nhũng trong các lĩnh vực, phòng được phân công phụ trách.
d) Khi đi công tác, Phó Chánh Văn phòng phải báo cáo, đề nghị Chánh Văn phòng trực tiếp giải quyết công việc hoặc phân công Phó Chánh Văn phòng khác giải quyết công việc của mình được phân công phụ trách.
CHƯƠNG III
NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CÁC PHÒNG THUỘC VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI VÀ HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH
Điều 5. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Công tác Quốc hội
Trong việc tham mưu, giúp việc, phục vụ hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc hội, đại biểu Quốc hội, Phòng tham mưu Văn phòng các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Tham mưu, giúp Trưởng đoàn, Phó Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch hoạt động hằng tháng, hằng quý, 06 tháng và cả năm của Đoàn đại biểu Quốc hội, triệu tập các cuộc họp của Đoàn đại biểu Quốc hội, giữ mối liên hệ với đại biểu Quốc hội trong Đoàn;
b) Tham mưu, tổ chức phục vụ Đoàn đại biểu Quốc hội trong công tác xây dựng pháp luật, thảo luận, góp ý kiến về các nội dung theo yêu cầu của Ủy ban Thường vụ Quốc hội và các cơ quan khác khi có yêu cầu;
c) Tham mưu, phục vụ hoạt động giám sát, khảo sát của Đoàn đại biểu Quốc hội, đại biểu Quốc hội; thực hiện chỉ đạo của Trưởng đoàn, Phó Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội trong việc phối hợp với các cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ hoạt động giám sát, khảo sát của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc, Ủy ban của Quốc hội tại địa phương;
d) Tham mưu, giúp Đoàn đại biểu Quốc hội chuẩn bị báo cáo về tình hình hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc hội, đại biểu Quốc hội 06 tháng, cả năm hoặc theo yêu cầu của Đảng đoàn Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Ủy ban Công tác đại biểu;
đ) Phối hợp phục vụ hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc hội, đại biểu Quốc hội tại kỳ họp Quốc hội; giúp đại biểu Quốc hội tham gia hoạt động của Hội đồng Dân tộc, Ủy ban của Quốc hội mà đại biểu là thành viên và các hoạt động khác của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, các Ủy ban của Quốc hội;
e) Tham mưu, giúp Phó Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công của Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội.
g) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu công tác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
Điều 6. Nhiệm vụ Phòng Công tác Hội đồng nhân dân
Trong việc tham mưu, giúp việc, phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, đại biểu Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, Phòng tham mưu Văn phòng các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Tham mưu, giúp Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân tỉnh xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hằng tháng, hằng quý, 06 tháng và cả năm;
b) Tham mưu, giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân tỉnh xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, phiên họp Thường trực Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Ban của Hội đồng nhân dân tỉnh; phối hợp với các cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, phiên họp Thường trực Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Ban của Hội đồng nhân dân tỉnh; tham mưu, phục vụ Ban của Hội đồng nhân dân tỉnh trong việc thẩm tra dự thảo nghị quyết, đề án, báo cáo; hoàn thiện các dự thảo nghị quyết, đề án, báo cáo của Hội đồng nhân dân tỉnh;
c) Tham mưu, phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh trong hoạt động giám sát, khảo sát (trừ giám sát, khảo sát liên quan đến giải quyết kiến nghị của cử tri, việc giải quyết khiếu nại, tố cáo); tổng hợp chất vấn của đại biểu Hội đồng nhân dân; theo dõi, tổng hợp, đôn đốc cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện nghị quyết về giám sát, chất vấn;
d) Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh dự kiến cơ cấu, thành phần, số lượng đại biểu Hội đồng nhân dân cấp mình để chuẩn bị tổ chức bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân nhiệm kỳ sau; phê chuẩn kết quả bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân cấp xã; giải quyết các vấn đề giữa hai kỳ họp Hội đồng nhân dân; giữ mối liên hệ với các Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân cấp tỉnh;
đ) Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân tỉnh trong việc tổ chức các cuộc họp giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; xây dựng báo cáo công tác trình cấp có thẩm quyền;
e) Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh điều hành công việc chung của Hội đồng nhân dân tỉnh; điều hòa, phối hợp hoạt động các Ban của Hội đồng nhân dân tỉnh; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, nội quy kỳ họp Hội đồng nhân dân tỉnh; phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh trong hoạt động đối ngoại.
g) Thực hiện nhiệm vụ thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân tỉnh. Chuẩn bị nội dung họp rút kinh nghiệm kỳ họp.
h) Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh, lãnh đạo Văn phòng thực hiện báo cáo về hoạt động Hội đồng nhân dân định kỳ, báo cáo đột xuất cho Trung ương.
i) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu công tác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
Điều 7. Nhiệm vụ của Phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị
Trong công tác hành chính, tổ chức, quản trị, Phòng tham mưu Văn phòng các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Phục vụ Đoàn đại biểu Quốc hội, Trưởng đoàn, Phó Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân tỉnh giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan nhà nước ở trung ương và ở các tỉnh, thành phố khác trực thuộc trung ương, với Thường trực Tỉnh ủy, Thành ủy, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể khác ở địa phương;
b) Lập dự toán ngân sách nhà nước phục vụ hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh trên cơ sở đã xin ý kiến của Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội, Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh, dự toán ngân sách của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh; tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc hội, kinh phí hoạt động của Hội đồng nhân dân tỉnh và kinh phí hoạt động của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh;
c) Bảo đảm điều kiện hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc hội, đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh; tham mưu việc thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh;
d) Quản lý cơ sở vật chất, tài sản công, công tác hành chính, bảo vệ và lễ tân của Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh;
đ) Tham gia xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện việc quản lý công chức của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh theo quy định của pháp luật;
e) Tổ chức nghiên cứu khoa học; xây dựng, khai thác hệ thống thông tin, dữ liệu phục vụ hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân tỉnh; tổ chức nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào các công tác của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh;
g) Tổng hợp, tham mưu xây dựng lịch làm việc tuần, tháng. Tham mưu xây dựng báo cáo tháng, quý, 06 tháng và năm của Văn Phòng.
h) Quản lý văn bản đi, đến, giấy giới thiệu, giấy đi đường, quản lý, sử dụng con dấu, lưu trữ, công tác bảo mật, in ấn, phát hành tài liệu, quản lý tài sản công theo đúng nguyên tắc, quy định của Nhà nước. Đảm bảo công tác hậu cần, tiếp khách, phục vụ hội nghị.
i) Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng về công tác tổ chức cán bộ; đào tạo, bồi dưỡng; công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật; nhận xét, đánh giá công chức của Văn phòng.
k) Quản lý và bảo đảm phương tiện ô tô phục vụ cho nhu cầu công tác.
l) Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, quản trị mạng máy tính và mạng thông tin điện tử của của cơ quan.
m) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu công tác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
Điều 8. Nhiệm vụ của Phòng Thông tin, Dân nguyện
Trong công tác thông tin dân nguyện, Phòng tham mưu Văn phòng các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Quốc hội tiếp xúc cử tri; giúp Đoàn đại biểu Quốc hội tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri chuyển đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét, giải quyết theo quy định của pháp luật;
b) Phục vụ đại biểu Quốc hội tiếp công dân; tiếp nhận, tham mưu xử lý khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của công dân gửi đến Đoàn đại biểu Quốc hội, đại biểu Quốc hội; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của công dân do Đoàn đại biểu Quốc hội, đại biểu Quốc hội chuyển đến cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải quyết; tham mưu, phục vụ giám sát, khảo sát công tác tiếp công dân, giải quyết việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị phản ánh của công dân theo quy định của Luật Hoạt động giám sát của Quốc hội và Hội đồng nhân dân và các văn bản có liên quan.
c) Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Hội đồng nhân dân cấp tỉnh tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri chuyển đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét, giải quyết theo quy định của pháp luật. Tham mưu phục vụ giám sát, khảo sát việc giải quyết kiến nghị của cử tri theo quy định của Luật Hoạt động giám sát của Quốc hội và Hội đồng nhân dân và các văn bản có liên quan.
d) Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh tiếp công dân; tiếp nhận, tham mưu xử lý khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của công dân gửi đến Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của công dân do Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh chuyển đến cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải quyết; tham mưu, phục vụ giám sát, khảo sát công tác tiếp công dân, giải quyết việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị phản ánh của công dân theo quy định của Luật Hoạt động giám sát của Quốc hội và Hội đồng nhân dân và các văn bản có liên quan.
đ) Tham mưu và tổ chức phục vụ các hoạt động về công tác thông tin, tuyên truyền của Đoàn đại biểu Quốc hội; Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu Hội đồng nhân dân và Văn phòng; công tác thông tin, tuyên truyền, triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh; phối hợp với Báo và Đài Phát thanh - Truyền hình tỉnh Vĩnh Long tổ chức chương trình Tọa đàm “Người đại biểu dân cử” theo kế hoạch.
e) Tham mưu quản lý Trang tin điện tử Hội đồng nhân dân tỉnh; khai thác, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân tỉnh, Thường trực Hội đồng nhân dân; tham gia phục vụ hoạt động tại các kỳ họp Hội đồng nhân dân, phiên họp, hội nghị, họp giao ban của Đoàn đại biểu Quốc hội, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân.
g) Tham mưu, đề xuất lãnh đạo Đoàn đại biểu Quốc hội, Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh xây dựng video clip tiếp xúc cử tri trước và sau các kỳ họp, các chuyên đề, chuyên mục về đại biểu dân cử với cử tri; sơ kết, tổng kết hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc hội theo năm, giữa nhiệm kỳ, tổng kết nhiệm kỳ và các chuyên đề giám sát theo yêu cầu của Đoàn đại biểu Quốc hội.
h) Tham mưu Chánh Văn phòng về việc cung cấp thông tin cho báo chí để định hướng công tác tuyên truyền. Tổng hợp hình ảnh, thông tin, hiện vật liên quan đến hoạt động của đại biểu Quốc hội, Đoàn đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân, Hội đồng nhân dân để bố trí hoàn thiện phòng truyền thống của đơn vị.
i) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu công tác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
CHƯƠNG IV
NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CÁC TRƯỞNG PHÒNG, PHÓ TRƯỞNG PHÒNG, CHUYÊN VIÊN, NHÂN VIÊN CÁC PHÒNG TRỰC THUỘC
Điều 9. Nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng phòng
1. Giúp Chánh Văn phòng quản lý nhân sự, điều hành công việc chung của Phòng và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về toàn bộ hoạt động của Phòng; phối hợp với các Trưởng phòng để giải quyết những công việc có liên quan.
2. Tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Phòng theo quy chế làm việc của Văn phòng. Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong Phòng để làm cơ sở điều hành hoạt động của Phòng cũng như theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ.
3. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch, nội dung công tác của Phòng trong tuần, trong tháng; phân công, đôn đốc, kiểm tra chuyên viên, nhân viên trong Phòng thực hiện nhiệm vụ. Hàng tháng, sáu tháng, hàng năm tiến hành cuộc họp sơ kết, tổng kết kiểm điểm tình hình thực hiện công tác của Phòng và báo cáo lãnh đạo Văn phòng.
4. Đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo Văn phòng về các vấn đề liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của Phòng; tạo điều kiện cho chuyên viên, nhân viên trong Phòng hoàn thành nhiệm vụ được giao.
5. Dự các cuộc họp của các cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan tới chức năng, nhiệm vụ của Phòng theo sự phân công của lãnh đạo Văn phòng.
6. Phối hợp công tác với các cá nhân khác trong Văn phòng để thực hiện công việc chung của Văn phòng theo sự điều hành, quản lý của lãnh đạo Văn phòng; phối hợp công tác với đại diện các cơ quan, tổ chức liên quan khi được Thường trực, lãnh đạo các Ban HĐND và lãnh đạo Văn phòng phân công.
7. Chịu trách nhiệm về thời gian, chất lượng, hiệu quả thực hiện công việc của Phòng và công việc chuyên viên, nhân viên thuộc quyền quản lý; đôn đốc và thực hiện nghiêm quy trình quản lý và xử lý văn bản đi, đến theo quy định.
8. Khi vắng mặt, phải báo cáo và được sự đồng ý của lãnh đạo Văn phòng và cử Phó Trưởng phòng thay mặt giải quyết công việc của Phòng.
Điều 10. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Trưởng phòng
1. Giúp Trưởng Phòng điều hành các hoạt động của Phòng khi được ủy nhiệm.
2. Giúp Trưởng phòng trong việc tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Phòng theo quy chế làm việc của Văn phòng, quy chế làm việc của phòng và theo phân công nhiệm vụ cụ thể của Trưởng phòng.
3. Giúp Trưởng phòng chỉ đạo, thực hiện một số công việc của Phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công.
4. Giúp Trưởng phòng quản lý hành chính đối với chuyên viên thuộc Phòng khi Trưởng phòng đi vắng; tham gia xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung công tác của phòng; điều hành, giải quyết công việc thuộc lĩnh vực công tác được phân công phụ trách; phân công, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc chuyên viên, nhân viên thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được giao, báo cáo kết quả công tác với Trưởng phòng.
5. Dự các cuộc họp của các cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan tới chức năng, nhiệm vụ của Phòng và lĩnh vực phụ trách theo sự phân công của Trưởng phòng, lãnh đạo Văn phòng.
6. Phối hợp công tác với các cá nhân khác trong Văn phòng để thực hiện công việc chung của Văn phòng theo sự điều hành, quản lý của lãnh đạo Văn phòng; phối hợp công tác với đại diện các cơ quan, tổ chức liên quan khi được Thường trực, lãnh đạo Văn phòng phân công.
Điều 11. Nhiệm vụ của cán bộ, công chức và người lao động
1. Cán bộ, công chức và người lao động thực hiện các quyền hạn và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật và các văn bản có liên quan.
2. Chủ động thực hiện các nhiệm vụ được phân công; chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật, trước cấp quản lý trực tiếp và cấp trên về tiến độ, chất lượng, hiệu quả thực hiện các công việc được giao và về trình tự, thủ tục, thể thức ban hành văn bản, quy trình giải quyết công việc được phân công theo dõi; phối hợp với công chức và người lao động khác có liên quan để giải quyết công việc; báo cáo Lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách về việc thực hiện nhiệm vụ và các vấn đề còn có ý kiến khác nhau, vượt quá thẩm quyền hoặc vướng mắc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
3. Thường xuyên cập nhật thông tin, nắm vững các chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước liên quan đến lĩnh vực được giao để tham mưu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo kịp thời, xử lý, giải quyết đúng quy định.
4. Hàng tuần báo cáo với lãnh đạo Phòng những công việc đã thực hiện, những công việc chưa hoàn thành và đề xuất công việc tuần tới. Đối với những công việc đột xuất cần giải quyết sớm phải báo cáo, xin ý kiến để có giải pháp thực hiện kịp thời gian theo yêu cầu.
5. Chấp hành chế độ thông tin, báo cáo; quản lý, lưu giữ hồ sơ công việc và bàn giao cho văn thư lưu trữ hồ sơ quản lý theo quy định; quản lý và sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị làm việc được giao theo quy định.
6. Thực hiện một số công việc khác do Thường trực Hội đồng nhân dân, lãnh đạo các Ban của Hội đồng nhân dân và lãnh đạo Văn phòng trực tiếp giao. Khi thực hiện phải báo cáo Trưởng phòng biết về thời gian, kết quả thực hiện.
7. Cán bộ, công chức và người lao động có trách nhiệm tham gia tích cực và đầy đủ các hoạt động phong trào, sinh hoạt đoàn thể của Văn phòng; tham gia ủng hộ các quỹ đo cơ quan phát động. Chấp hành nghiêm các quy định của pháp luật, nội quy, quy chế cơ quan.
8. Nhiệm vụ cụ thể của công chức và người lao động do Trưởng phòng quy định theo thông báo phân công nhiệm vụ của phòng.
Ngoài thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn, cán bộ, công chức và người lao động thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây:
a) Chấp hành tốt các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng; những văn bản khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
b) Đoàn kết nội bộ tốt, phối hợp hỗ trợ nhau trong công tác; Đồng thời đấu tranh, tự phê bình và phê bình, góp ý những biểu hiện tiêu cực trong nội bộ cơ quan;
c) Nêu cao tinh thần trách nhiệm rèn luyện phẩm chất, đạo đức, năng lực công tác để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao; có kế hoạch, biện pháp học tập nâng cao trình độ, thực hiện tiêu chuẩn hóa công chức theo quy định;
d) Thực hiện đúng nguyên tắc tập trung dân chủ, bàn bạc, góp ý kiến và được bảo lưu ý kiến của mình trong cuộc họp, nhưng khi đã có quyết định của thủ trưởng cơ quan thì cấp dưới phải phục tùng cấp trên, không được làm theo ý riêng của mình.
đ) Cán bộ, công chức và người lao động sử dụng tiết kiệm điện, nước và các vật tư văn phòng, sử dụng tài sản nhà nước đúng quy định; sắp xếp phòng làm việc ngăn nắp, gọn gàng, khoa học, hợp lý; không làm việc riêng, gây mất trật tự làm ảnh hưởng tới người khác trong giờ làm việc.
Chương V
MỐI QUAN HỆ VÀ CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI VÀ HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH
Điều 12. Quan hệ làm việc giữa Văn phòng với các cơ quan liên quan
1. Với các cơ quan Trung ương
a) Văn phòng có trách nhiệm quan hệ chặt chẽ với Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng các Bộ, ngành Trung ương để tổ chức các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
b) Phối hợp phục vụ các hoạt động giám sát của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, các cơ quan khác của Quốc hội, Đoàn đại biểu Quốc hội tại địa phương khi có yêu cầu; phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân, Ban thường trực Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tỉnh, các sở, ngành cấp tỉnh và các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác ở địa phương để thực hiện các nhiệm vụ có liên quan.
2. Quan hệ làm việc với Đoàn đại biểu Quốc hội, Thường trực Hội đồng nhân dân và các Ban Hội đồng nhân dân
a) Lãnh đạo Văn phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp về chuyên môn của Trưởng đoàn, Phó Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật; phối hợp với lãnh đạo các Ban của Hội đồng nhân dân để thực hiện những công việc có liên quan;
b) Chánh Văn phòng chịu sự chỉ đạo, lãnh đạo và báo cáo kịp thời với Trưởng đoàn, Phó Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân về kết quả thực hiện công tác và kiến nghị các vấn đề cần giải quyết khi thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao, những vấn đề về cơ chế, chính sách cần sửa đổi, bổ sung; kiến nghị sửa đổi, bổ sung chương trình, kế hoạch công tác cho phù hợp. Trong quá trình giải quyết công việc, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, những vấn đề mới hoặc vượt quá thẩm quyền thì tùy theo lĩnh vực, Chánh Văn phòng báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của Trưởng đoàn, Phó Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân để xem xét, giải quyết;
c) Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo, điều hành, phân công nhiệm vụ cho các Phó Chánh Văn phòng, Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và các chuyên viên thực hiện nhiệm vụ theo sự chỉ đạo của của Trưởng đoàn, Phó Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội; Thường trực Hội đồng nhân dân; lãnh đạo các Ban của Hội đồng nhân dân;
d) Khi Chánh Văn phòng phân công nhiệm vụ, cử chuyên viên giúp việc cho Trưởng đoàn, Phó Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội; Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân đi công tác thì phải thông báo cho Trưởng đoàn, Phó Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội; Thường trực và các Ban biết. Lãnh đạo các Ban Hội đồng nhân dân giao nhiệm vụ trực tiếp cho chuyên viên thì chuyên viên cần báo cáo cho Trưởng phòng và Phó Chánh Văn phòng quản lý trực tiếp biết để phối hợp quản lý nhân lực. Chuyên viên được giao nhiệm vụ phải báo cho Trưởng phòng biết về thời gian, kết quả thực hiện.
3. Mối quan hệ với đại biểu Quốc hội và đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh
a) Cung cấp thông tin và các báo cáo, các văn bản có liên quan đến hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc hội; Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân để đại biểu nghiên cứu;
b) Giúp đại biểu Quốc hội; đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp công dân theo quy định của pháp luật; tiếp nhận, chuyển đơn và phối hợp theo dõi đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân mà đại biểu Quốc hội; đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh đã chuyển đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết;
c) Tiếp nhận báo cáo tổng hợp của Tổ đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh để tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri báo cáo Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giải quyết các ý kiến, kiến nghị đó theo quy định của pháp luật;
d) Tiếp nhận và tổng hợp ý kiến chất vấn của đại biểu Hội đồng nhân dân để tổng hợp báo cáo Thường trực Hội đồng nhân dân chuyển đến Ủy ban nhân dân tỉnh và các cơ quan hữu quan chuẩn bị giải trình tại kỳ họp Hội đồng nhân dân tỉnh hoặc giữa hai kỳ họp, hoặc báo cáo Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh và thông báo cho đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh biết;
đ) Phối hợp với các đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh trong việc chuẩn bị kỳ họp và đảm bảo hoạt động của đại biểu tại kỳ họp theo Quy chế hoạt động của Hội đồng nhân dân và các quy định khác của pháp luật.
4. Với các cơ quan liên quan trong tỉnh
a) Phối hợp với Văn phòng Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tỉnh và các cơ quan liên quan để tổ chức cho đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh tiếp xúc cử tri, tổng hợp báo cáo ý kiến, kiến nghị của cử tri;
b) Định kỳ, thường xuyên trao đổi thông tin với Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để thống nhất xây dựng chương trình làm việc của Thường trực Tỉnh uỷ, Đoàn đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ chính trị ở địa phương;
c) Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, các cơ quan của Ủy ban nhân dân tỉnh, các cơ quan pháp luật tỉnh, các Ban của Hội đồng nhân dân tỉnh để chuẩn bị nội dung kỳ họp Hội đồng nhân dân, các tờ trình, báo cáo trình bày tại các kỳ họp của Hội đồng nhân dân tỉnh;
d) Phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh và các xã, phường để nắm bắt các hoạt động trong địa bàn tỉnh; đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các xã, phường tổ chức triển khai thực hiện các Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh;
đ) Đề nghị các sở, ban, ngành, đoàn thể trong tỉnh, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các xã, phường có trách nhiệm báo cáo kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo, giải quyết kiến nghị của cử tri; tình hình và kết quả triển khai nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội theo Nghị quyết của Quốc hội, Hội đồng nhân dân tỉnh ở đơn vị, địa phương mình về Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh để tổng hợp báo cáo Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh, theo dõi, giám sát đồng thời thông tin để đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh biết, làm cơ sở tổ chức các kỳ họp Hội đồng nhân dân và hoạt động tiếp xúc cử tri.
5. Với Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các xã, phường
a) Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh tổ chức cung cấp thông tin và trao đổi nghiệp vụ những vấn đề có liên quan đến hoạt động của Hội đồng nhân dân các cấp.
b) Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh phối hợp với Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện Luật tổ chức chính quyền địa phương, Luật hoạt động giám sát của Quốc hội và Hội đồng nhân dân, Quy chế hoạt động của Hội đồng nhân dân và các quy định tại các văn bản pháp luật khác có liên quan.
Điều 13. Quan hệ giữa lãnh đạo Văn phòng với cấp uỷ Đảng và các tổ chức, đoàn thể trong cơ quan
1. Tổ chức triển khai thực hiện các nghị quyết, văn bản của Chi ủy; làm tốt công tác giáo dục chính trị tư tưởng đối với đảng viên, quần chúng trong cơ quan; thống nhất chủ trương, biện pháp thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, công tác tổ chức cán bộ, công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo và giải quyết những vấn đề phát sinh khác. Xây dựng cơ quan an toàn và cơ quan đạt chuẩn văn hóa, thực hiện nếp sống văn hoá, văn minh trong công sở.
2. Lãnh đạo Văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho các đoàn thể hoạt động có hiệu quả, chăm lo đời sống tinh thần, vật chất cho cán bộ, công chức và người lao động cơ quan; phối hợp với các đoàn thể tổ chức kỷ niệm các ngày lễ lớn trong năm, các phong trào thi đua và vận động mọi người phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ; vận động công chức và người lao động phấn đấu hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao; thực hiện tốt nội quy, quy chế làm việc, quy chế dân chủ trong cơ quan, xây dựng cơ quan an toàn, an ninh trật tự và vận động thực hiện nếp sống văn hoá, văn minh nơi công sở.
3. Trưởng các tổ chức, đoàn thể được cơ cấu là thành viên Hội đồng thi đua, khen thưởng, kỷ luật, Hội đồng tiền lương..., của cơ quan; được mời tham gia một số cuộc họp với lãnh đạo Văn phòng để bàn về nhiệm vụ có liên quan theo quy định.
Điều 14. Mối quan hệ phối hợp công tác giữa các Phó Chánh Văn phòng, giữa các phòng chức năng, công chức và người lao động trong cơ quan
1. Khi được lãnh đạo Đoàn đại biểu Quốc hội, Thường trực Hội đồng nhân dân hoặc Chánh Văn phòng giao cho các Phó Chánh Văn phòng, lãnh đạo các Phòng, công chức và người lao động phối hợp thực hiện công việc, cần phải có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa các bên trong quá trình giải quyết công việc.
2. Khi có sự phối hợp giữa các Phòng hoặc giữa các cá nhân để giải quyết công việc, bên được giao nhiệm vụ chủ trì xử lý công việc có trách nhiệm:
a) Xây dựng kế hoạch công tác phối hợp và trình lãnh đạo Văn phòng hoặc lãnh đạo Phòng cho ý kiến và được thông báo cho các bên liên quan biết. Cần có sự thống nhất với Phòng hoặc cá nhân bên phối hợp về công việc cụ thể, thời gian hoàn thành, quy định trách nhiệm xử lý các vấn đề phát sinh. Căn cứ kế hoạch được duyệt và nhiệm vụ được phân công, các bên tiến hành tổ chức thực hiện, đồng thời theo dõi, đôn đốc việc thực hiện và báo cáo với lãnh đạo Phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng về tiến độ công việc;
b) Chủ trì tổng kết, rút kinh nghiệm về việc thực hiện nhiệm vụ và báo cáo lãnh đạo Văn phòng khi được yêu cầu.
3. Phòng hoặc cá nhân tham gia phối hợp có trách nhiệm
a) Cùng với Phòng hoặc cá nhân bên chủ trì phối hợp xây dựng kế hoạch công tác và thống nhất với Phòng hoặc cá nhân bên phối hợp về công việc cụ thể, thời gian hoàn thành, quy định trách nhiệm xử lý các vấn đề liên quan phát sinh và báo cáo với lãnh đạo Phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng về tiến độ công việc.
b) Thực hiện nhiệm vụ cụ thể do Phòng hoặc cá nhân đảm nhận.
c) Tham gia rút kinh nghiệm về thực hiện công việc phối hợp.
Điều 15. Chế độ làm việc
1. Chế độ làm việc giữa lãnh đạo Đoàn đại biểu Quốc hội; Thường trực Hội đồng nhân dân và các Ban Hội đồng nhân dân thực hiện theo chế độ trực tiếp, kết hợp với hình thức trao đổi thông tin, nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và phù hợp với quy định của cơ quan.
2. Chế độ làm việc giữa lãnh đạo Văn phòng với các Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, giữa các phòng, giữa Trưởng phòng với Phó Trưởng phòng và với chuyên viên, nhân viên theo chế độ Thủ trưởng.
3. Chánh Văn phòng quản lý mọi hoạt động của cơ quan bằng quy chế.
4. Lãnh đạo Văn phòng thảo luận tập thể những vấn đề sau đây:
a) Phương án sắp xếp, kiện toàn tổ chức bộ máy cơ quan Văn phòng.
b) Công tác tiếp nhận, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, điều động cán bộ thuộc nội bộ Văn phòng.
c) Thảo luận về chương trình, kế hoạch công tác quý, 6 tháng và hàng năm và các vấn đề liên quan đến chủ trương, chính sách đối với cán bộ, công chức và người lao động ở cơ quan và thảo luận các vấn đề khác khi xét thấy cần thiết.
5. Các Phó Chánh Văn phòng
a) Khi có sự phối hợp giữa các Phó Chánh Văn phòng để giải quyết công việc liên quan, nếu còn vấn đề có ý kiến khác nhau thì Phó Chánh Văn phòng được giao nhiệm vụ chủ trì xử lý công việc báo cáo với Chánh Văn phòng quyết định.
b) Thực hiện các nhiệm vụ do Chánh Văn phòng uỷ quyền, uỷ nhiệm đại diện cho Văn phòng tham dự các phiên họp, cuộc họp của cơ quan, tổ chức, đơn vị mời, sau khi tham dự, báo cáo với Chánh Văn phòng về chương trình, nội dung nghị sự của phiên họp, cuộc họp; tham gia các đoàn công tác của Đoàn đại biểu Quốc hội, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban Hội đồng nhân dân tỉnh; chủ trì các cuộc họp, buổi tiếp khách của Văn phòng khi được phân công.
Chương V
CHẾ ĐỘ THÔNG TIN, BÁO CÁO, HỘI HỌP, QUẢN LÝ TÀI LIỆU VÀ CÔNG TÁC KIỂM TRA
Điều 16. Chế độ thông tin, báo cáo
1. Trách nhiệm xây dựng báo cáo
a) Phòng công tác Quốc hội có trách nhiệm xây dựng báo cáo về tình hình hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc hội, đại biểu Quốc hội 06 tháng, cả năm hoặc theo yêu cầu của Ủy ban Thường vụ Quốc hội.
b) Phòng công tác HĐND có trách nhiệm xây dựng báo cáo công tác hàng tháng, quý, 6 tháng, một năm và tổ chức phục vụ các cuộc họp, phiên họp theo Quy chế hoạt động của Hội đồng nhân dân và Quy chế hoạt động nội bộ của Thường trực Hội đồng nhân dân và các Ban của Hội đồng nhân dân tỉnh.
c) Phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị có trách nhiệm xây dựng các báo cáo của Văn phòng hàng tháng, quý, 6 tháng, một năm và tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị theo quy chế hoạt động của Văn phòng.
2. Quy trình xây dựng báo cáo
a) Các chuyên viên được phân công thu thập thông tin về công việc đã thực hiện của các cơ quan, bộ phận, lĩnh vực liên quan và dự kiến nhiệm vụ công tác tháng sau, quý sau, năm sau, gửi đến Trưởng phòng.
b) Trưởng phòng có trách nhiệm phân công người chủ trì tổng hợp, soạn thảo báo cáo và xin ý kiến đóng góp, bổ sung của lãnh đạo Đoàn đại biểu Quốc hội; Thường trực, lãnh đạo Ban, lãnh đạo Văn phòng về dự thảo báo cáo.
c) Sau khi có ý kiến đóng góp, bổ sung của lãnh đạo, người chủ trì soạn thảo tiếp thu, chỉnh sửa, trình ký ban hành.
Đối với các báo cáo chuyên đề, tham luận tại các hội nghị, hội thảo, tùy theo lĩnh vực liên quan, lãnh đạo Văn phòng sẽ phân công cụ thể cho cá nhân hoặc Phòng chủ trì soạn thảo.
3. Thời gian gửi báo cáo
a) Báo cáo công tác tháng của Văn phòng và Thường trực HĐND tỉnh gửi trước ngày 15 hàng tháng; báo cáo quý trước ngày 15 tháng cuối quý; báo cáo công tác 6 tháng và một năm gửi trước ngày 15/6 và 15/11.
b) Báo cáo theo yêu cầu của cấp trên hoặc báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao thực hiện theo thời gian yêu cầu.
c) Số liệu báo cáo tháng được tính từ thời điểm báo cáo tháng trước đến thời điểm báo cáo tháng sau; báo cáo 06 tháng và một năm được tính từ thời điểm báo cáo của tháng cuối năm trước đến thời điểm báo cáo của tháng 5 và tháng 11 năm sau.
Điều 17. Chế độ họp, hội nghị
1. Chế độ họp
a) Ít nhất mỗi tháng một lần, vào dịp cuối tháng, Chánh Văn phòng tổ chức cuộc họp để rút kinh nghiệm việc thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng trong tháng và đề ra nhiệm vụ công tác tháng sau.
b) Định kỳ 06 tháng, năm, lãnh đạo Văn phòng chủ trì họp toàn thể cán bộ, công chức và người lao động cơ quan với cấp ủy Đảng, các tổ chức đoàn thể cơ quan để đánh giá kết quả phối hợp công tác giữa Đảng, chính quyền, đoàn thể; đồng thời, kết hợp tổ chức hội nghị sơ kết 6 tháng đầu năm, tổng kết năm, triển khai nhiệm vụ 6 tháng cuối năm và năm tới.
Ngoài cuộc họp, hội nghị nói trên, lãnh đạo Văn phòng có thể tổ chức các cuộc họp tuần hoặc bất thường để triển khai những công việc đột xuất theo yêu cầu của cấp trên. Tùy vào nội dung công việc người chủ trì quyết định thành phần mời dự.
2. Trách nhiệm của các Phòng đối với các cuộc họp chung của cơ quan Văn phòng được quy định
a) Các phòng có trách nhiệm phối hợp với Phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị hoặc cá nhân có liên quan nhằm cung cấp thông tin, số liệu, các văn bản, tài liệu phục vụ nội dung cuộc họp, hội nghị.
b) Phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị chủ trì chuẩn bị cuộc họp giao ban, hội nghị sơ kết, tổng kết công tác của Văn phòng; thông báo thành phần dự họp và tổ chức phục vụ cuộc họp.
Điều 18. Công tác kiểm tra, đôn đốc thực hiện nhiệm vụ
1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm và báo cáo lãnh đạo Đoàn ĐBQH, Thường trực Hội đồng nhân dân về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao; kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các công việc cụ thể đã giao cho các Phó Chánh Văn phòng và các Trưởng phòng.
2. Các Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm và báo cáo Chánh Văn Phòng về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao; kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các công việc cụ thể đã giao cho các Trưởng phòng trực thuộc.
3. Các Trưởng phòng trực thuộc chịu trách nhiệm và báo cáo Chánh Văn Phòng, các Phó Chánh Văn phòng về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao; kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các công việc cụ thể đã giao cho các công chức, viên chức, người lao động trực thuộc Phòng.
Chương VI
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 19. Tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản
Việc tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ và các văn bản có liên quan.
Điều 20. Phạm vi, thẩm quyền ký văn bản
1. Chánh Văn phòng ký các văn bản
a) Các văn bản của Trưởng đoàn, Phó Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội khi được Trưởng đoàn ủy quyền; các văn bản của Thường trực Hội đồng nhân dân được Chủ tịch HĐND ủy quyền;
b) Các báo cáo, tờ trình của Văn phòng gửi Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Thường trực Tỉnh uỷ, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh; các chương trình công tác hàng tháng, quý, năm của Văn phòng.
c) Các quyết định theo thẩm quyền về tổ chức bộ máy, nhân sự của Văn phòng, phân công công việc của các phòng trực thuộc Văn phòng.
d) Các công văn quan trọng gửi các sở, ban, ngành cấp tỉnh, các xã, phường.
đ) Các hồ sơ chứng từ liên quan trách nhiệm của Chủ tài khoản.
e) Các loại văn bản nói trên trong trường hợp Chánh Văn phòng đi vắng hoặc có ý kiến uỷ quyền của Chánh Văn phòng thì Phó Chánh Văn phòng ký thay.
2. Phó Chánh Văn phòng ký các văn bản
a) Các văn bản thuộc phạm vi công việc được phân công phụ trách.
b) Các văn bản được Chánh Văn phòng uỷ quyền ký thay khi có ý kiến của Chánh Văn phòng.
Chương VII
CHẾ ĐỘ TUYỂN DỤNG, ĐIỀU CHUYỂN, BỔ NHIỆM, NGHỈ HƯU
Điều 21. Chế độ tuyển dụng, điều chuyển, luân chuyển cán bộ, công chức và tuyển dụng lao động hợp đồng
1. Việc tuyển dụng, điều chuyển, luân chuyển cán bộ, công chức và tuyển dụng lao động hợp đồng thực hiện đúng theo quy định của pháp luật hiện hành có liên quan.
2. Tuyển dụng công chức: Căn cứ chỉ tiêu biên chế, vị trí việc làm, Trưởng phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị lập danh sách vị trí cần tuyển dụng, chuyên môn cần tuyển dụng, báo cáo Lãnh đạo Văn phòng xin ý kiến lãnh đạo Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND tỉnh, Cấp ủy đảng trước khi gửi Sở Nội vụ tuyển dụng theo quy định.
3. Tuyển dụng lao động hợp đồng: Căn cứ nhu cầu công việc của cơ quan, Trưởng phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị tiếp nhận hồ sơ xin việc, thẩm tra lý lịch và tập hợp thông tin đầy đủ về người dự kiến tuyển dụng trình lãnh đạo Văn phòng để báo cáo lãnh đạo Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND tỉnh, Cấp ủy Chi bộ trước khi quyết định.
4. Điều chuyển, luân chuyển công chức trong nội bộ cơ quan: Căn cứ vị trí việc làm, danh mục các chức danh công chức định kỳ cần chuyển đổi công tác hoặc khi xét thấy cần điều động, luân chuyển công chức giữa các phòng, Chánh Văn phòng quyết định sau khi có ý kiến của lãnh đạo Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND tỉnh, Cấp ủy đảng.
5. Chuyển công tác ra ngoài cơ quan
a) Chuyển công tác theo nguyện vọng cá nhân: Cá nhân phải có đơn trình bày nguyện vọng chuyển công tác gửi lãnh đạo Văn phòng xem xét giải quyết.
b) Chuyển công tác theo điều động của lãnh đạo Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND tỉnh: thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.
Điều 22. Bổ nhiệm, bổ nhiệm lại
Trưởng phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị tham mưu Chánh Văn phòng trong việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại Trưởng phòng, Phó trưởng các phòng theo quy định của pháp luật.
Điều 23. Nâng bậc lương, nâng ngạch
Trưởng phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị theo dõi, rà soát lập danh sách những cán bộ, công chức và người lao động đủ tiêu chuẩn để nâng lương, nâng ngạch trình Hội đồng xét nâng bậc lương của Văn phòng thẩm định, trình Chánh Văn phòng quyết định. Quy trình, thủ tục xét nâng bậc lương, đề xuất nâng ngạch công chức thực hiện theo quy định.
Điều 24. Nghỉ hưu
Trưởng phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị rà soát, lập danh sách cán bộ, công chức và người lao động sắp đến tuổi nghỉ hưu tham mưu Chánh Văn phòng thủ tục, thời điểm thông báo, thời điểm ra quyết định nghỉ hưu và hưởng chế độ hưu trí đối với cán bộ, công chức và người lao động đủ điều kiện nghỉ hưu.
Điều 25. Giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan cán bộ, công chức và người lao động
Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng được phân công chỉ đạo việc giải quyết các kiến nghị, khiếu nại, tố cáo đối với cán bộ, công chức và người lao động trong cơ quan theo đúng thẩm quyền và quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước. Khi nhận được đơn thư, khiếu nại, tố cáo đối với cá nhân, tập thể thuộc Văn phòng, tuỳ theo nội dung khiếu nại, tố cáo lãnh đạo Văn phòng sẽ giao nhiệm vụ cho các bộ phận liên quan thực hiện thẩm tra xác minh và báo cáo đề xuất để giải quyết xem xét.
Chương VIII
THỰC HIỆN MỘT SỐ QUY ĐỊNH KHÁC
Điều 26. Thực hiện một số quy định khác
1. Thời gian làm việc
Chấp hành nghiêm quy định về thời gian làm việc của Nhà nước, của cơ quan; sắp xếp, sử dụng thời gian làm việc khoa học, hiệu quả.
Buổi sáng: Từ 07 giờ đến 11 giờ
Buổi chiều: từ 13 giờ đến 17 giờ
Trong giờ làm việc phải có mặt tại phòng làm việc, khi đi công tác hoặc ra khỏi cơ quan phải báo cáo lãnh đạo phòng; khi nghỉ phép năm, đi công tác xa nhiều ngày, đi học tập trung dài hạn, hay xin nghỉ để giải quyết việc riêng, phải báo cáo lãnh đạo phòng biết thời gian nghỉ, sau đó báo cáo lãnh đạo Văn phòng để điều hòa phối hợp công việc chung.
2. Trang phục làm việc
Cán bộ, công chức và người lao động khi làm việc tại công sở và đi công tác, tham dự hội nghị phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự, đi giày hoặc dép có quai hậu. Trang phục công chức phải phù hợp với tính chất công việc. Cán bộ, công chức và người lao động phải đeo thẻ công chức theo quy định.
3. Quy định trong giao tiếp hành chính
a) Trong giao tiếp tại công sở và với công dân, cán bộ, công chức và người lao động phải có thái độ lịch sự, tôn trọng. Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt.
b) Khi giao tiếp với nhân dân cán bộ, công chức, người lao động không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ.
c) Trong giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, người lao động phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác.
d) Khi giao tiếp trực tiếp, hoặc bằng văn bản hành chính hoặc qua điện thoại... phải đảm bảo thông tin trao đổi đúng nội dung công việc mà cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân cần hướng dẫn, trả lời.
4. Quy định về chi trả chế độ làm thêm giờ
Chi trả chế độ làm thêm giờ được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật và Quy chế chi tiêu nội bộ của Văn phòng. Khi thực hiện công việc chuyên môn có tính cấp bách thì được xem xét làm việc thêm giờ sau khi có ý kiến chấp thuận của Lãnh đạo Văn phòng trên cơ sở đề nghị của phụ trách bộ phận (Trưởng hoặc Phó phòng). Đối với những công việc được hưởng chế độ đặc thù thì không giải quyết chế độ làm thêm giờ.
5. Chế độ học tập
Đào tạo, bồi dưỡng phải căn cứ vào tiêu chuẩn ngạch công chức, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức; tiêu chuẩn chức vụ lãnh đạo, quản lý; vị trí việc làm; gắn với công tác sử dụng, quản lý cán bộ, công chức, viên chức, phù hợp với kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và nhu cầu xây dựng, phát triển nguồn nhân lực của Văn phòng, của các phòng. Công chức được cử đi học hoặc có nguyện vọng đi học để nâng cao trình độ phải được Chánh Văn phòng đồng ý sau khi có ý kiến của Trưởng phòng theo quy định của Văn phòng.
Trường hợp học tại địa phương, trong thời gian theo học phải có kế hoạch phối hợp đảm bảo hoàn thành công tác được giao. Nếu học tập trung dài hạn thì Trưởng phòng phải có phương án bố trí công chức thay thế trình Chánh Văn phòng xem xét, quyết định.
Trưởng phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị có trách nhiệm tổng hợp, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng trình lãnh đạo Văn phòng quyết định theo quy định của cấp có thẩm quyền.
Điều 27. Chế độ nghỉ phép, nghỉ việc riêng, nghỉ do ốm đau, thai sản
1. Công chức, người lao động được nghỉ phép, nghỉ ốm đau, thai sản theo quy định của pháp luật về lao động. Trường hợp nghỉ thai sản, nghỉ phép năm phải có đơn xin phép và báo trước thời gian nghỉ 01 tuần để đơn vị có kế hoạch bố trí công chức thay thế, bàn giao công việc.
Nghỉ 01 ngày phải có sự chấp thuận của lãnh đạo phòng.
Nghỉ 02 ngày phải xin phép và có sự chấp thuận của Phó Chánh Văn phòng phụ trách.
Nghỉ từ 03 ngày trở lên phải có đơn xin phép Chánh Văn phòng có xác nhận của lãnh đạo Phòng.
2. Căn cứ nhu cầu nghỉ phép và điều kiện công tác cụ thể của cơ quan, Trưởng phòng có trách nhiệm tổng hợp và xác nhận nhu cầu nghỉ phép hằng năm để Phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị tham mưu bố trí nghỉ phép phù hợp.
Chương IX
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 28. Trách nhiệm thi hành
1. Cán bộ, công chức và người lao động Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh có trách nhiệm thực hiện các nội dung liên quan tại Quy chế này.
2. Các Trưởng phòng trực thuộc có trách nhiệm phân công nhiệm vụ cụ thể của Phòng mình cho phù hợp với nội dung Quy chế.
3. Giao Trưởng các Phòng trực thuộc đôn đốc, kiểm tra, đánh giá công chức và người lao động trực thuộc Phòng trong việc thực hiện Quy chế và định kỳ báo cáo Chánh Văn phòng qua cuộc họp hàng tháng của Văn phòng.
4. Trong quá trình tổ chức thực hiện Quy chế, nếu có nội dung nào chưa phù hợp với yêu cầu thực tế, hoặc chưa phù hợp với văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên; giao Trưởng phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị chịu trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu Chánh Văn phòng sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành Quy chế mới cho phù hợp./.