Đoàn đại biểu Quốc hội khóa XVI đơn vị tỉnh Vĩnh Long chụp ảnh lưu niệm cùng Lãnh đạo Đảng, Nhà nước tại Kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khóa XVI (Ảnh: media.quochoi.vn)

“Kỳ họp không giấy” - bước chuyển thiết thực trong phương thức hoạt động

Một trong những dấu ấn nổi bật trong quá trình hiện đại hóa hoạt động của cơ quan dân cử tại Vĩnh Long là việc triển khai mô hình “Kỳ họp không giấy”. Trước đây, mỗi kỳ họp thường cần chuẩn bị số lượng lớn tài liệu bản in, từ báo cáo, tờ trình, dự thảo nghị quyết đến các tài liệu thẩm tra và phụ lục liên quan. Quá trình sao gửi, điều chỉnh và cập nhật tài liệu đòi hỏi nhiều thời gian, công sức của bộ phận phục vụ.

Việc sử dụng tài liệu điện tử đã góp phần thay đổi phương thức này theo hướng thuận tiện hơn. Đại biểu có thể tiếp cận tài liệu kỳ họp trên thiết bị điện tử, theo dõi nội dung được cập nhật và tra cứu thông tin trong quá trình nghiên cứu, thảo luận. Bộ phận tham mưu cũng thuận lợi hơn trong quản lý tài liệu, kiểm soát các dự thảo văn bản và lưu trữ hồ sơ sau kỳ họp.

Kỳ họp thứ Nhất, Hội đồng nhân dân tỉnh Vĩnh Long khóa XI nhiệm kỳ 2026-2031 vào ngày 30/3/2026 (Ảnh: Huy Tâm - Báo Công lý)

Đồng chí Trần Văn Lâu, Ủy viên Trung ương Đảng, Bí thư Tỉnh ủy Vĩnh Long chúc mừng Lãnh đạo Hội đồng nhân dân tỉnh tại Kỳ họp thứ Nhất, Hội đồng nhân dân tỉnh khóa XI nhiệm kỳ 2026-2031 vào ngày 30/3/2026 (Ảnh: Huy Tâm - Báo Công lý)

Lợi ích của “Kỳ họp không giấy” không chỉ nằm ở việc tiết kiệm giấy in hay giảm khối lượng công việc hành chính. Quan trọng hơn, mô hình này góp phần nâng cao tính kịp thời của thông tin phục vụ đại biểu. Khi tài liệu được chuẩn bị đầy đủ, cập nhật thống nhất và dễ dàng tra cứu, đại biểu có thêm điều kiện để nghiên cứu sâu hơn, tham gia thảo luận với nhiều căn cứ hơn và đóng góp ý kiến sát thực tiễn hơn.

Từ nền tảng này, trong thời gian tới, mô hình có thể tiếp tục được hoàn thiện theo hướng tăng cường tính tương tác. Đại biểu không chỉ tiếp cận tài liệu điện tử, mà còn có thể tra cứu kết quả thực hiện các nghị quyết trước đó, theo dõi tiến độ giải quyết kiến nghị cử tri hoặc tham khảo dữ liệu phục vụ hoạt động giám sát. Như vậy, “Kỳ họp không giấy” không đơn thuần là một thay đổi về phương tiện làm việc, mà còn là bước khởi đầu cho phương thức hoạt động hiện đại hơn, lấy chất lượng thông tin và hiệu quả phục vụ đại biểu làm trọng tâm.

Chuyển đổi số cơ quan dân cử: Từ tư duy quản trị đến hiệu năng tham mưu

Trong tiến trình xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, Đoàn đại biểu Quốc hội (ĐBQH) và Hội đồng nhân dân (HĐND) mang trọng trách đặc biệt - là những thiết chế trực tiếp thể chế hóa ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của Nhân dân. Tuy nhiên, hiệu lực và hiệu quả hoạt động của các cơ quan này phụ thuộc rất lớn vào năng lực vận hành của hệ thống tham mưu, cụ thể là Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND cấp tỉnh. Đây được xem là “trung tâm thần kinh” điều phối các kỳ họp, tổ chức hoạt động giám sát, tiếp xúc cử tri và theo dõi sát sao tiến độ giải quyết các kiến nghị của người dân.

Kỳ họp chuyên đề lần thứ Nhất, Hội đồng nhân dân tỉnh Vĩnh Long khóa XI nhiệm kỳ 2026-2031 vào ngày 29/5/2026 (Ảnh: hdnd.vinhlong.gov.vn)

Thực tiễn từ Kỳ họp chuyên đề lần thứ Nhất, HĐND tỉnh Vĩnh Long khóa XI (nhiệm kỳ 2026-2031) diễn ra ngày 29/5/2026 vừa qua cũng là một minh chứng sinh động cho sự chuyển mình này. Trong điều kiện quản trị mới, chức năng của bộ máy Văn phòng đã vượt ra khỏi khuôn khổ của nghiệp vụ “hành chính sự vụ” đơn thuần như in ấn tài liệu hay hậu cần hội nghị.

Dưới góc độ khoa học quản trị, yêu cầu hiện tại đòi hỏi phải kiến tạo một bộ máy tham mưu mang tính chuyên nghiệp cao, có khả năng tổng hợp và xử lý dữ liệu lớn (big data). Đội ngũ này phải làm chủ được công nghệ để khai thác thông tin đa chiều, từ đó cung cấp các luận cứ khoa học, hỗ trợ đắc lực cho các đại biểu trong quá trình thẩm tra, xem xét và quyết định những quyết sách trọng yếu của địa phương.

Do đó, bài toán chuyển đổi số trong cơ quan dân cử tuyệt đối không thể bị giới hạn ở tư duy “số hóa cơ học” - tức là chỉ dừng lại ở việc mua sắm máy móc hay trang bị phần cứng. Nhìn nhận một cách biện chứng, đây là một cuộc cách mạng đồng bộ về tư duy quản trị, đổi mới phương thức vận hành và nâng tầm chất lượng dịch vụ công. Chỉ khi công nghệ được dẫn dắt bởi một tư duy nhạy bén và khoa học, các cơ quan dân cử mới thực sự tối ưu hóa được sức mạnh đại diện, đáp ứng trọn vẹn yêu cầu thực tiễn và sự kỳ vọng của Nhân dân.

Bộ máy từng bước được kiện toàn, hoạt động ngày càng nền nếp

Thực tiễn tại Vĩnh Long cho thấy việc đổi mới tổ chức và phương thức hoạt động của Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh đã tạo nền tảng quan trọng cho công tác tham mưu, phục vụ.

Bà Lê Thị Thúy Kiều - Tỉnh ủy viên, Phó Chủ tịch HĐND tỉnh Vĩnh Long trao Quyết định bổ nhiệm cán bộ của Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh Vĩnh Long sau sáp nhập vào ngày 04/7/2025 (Ảnh: Thiện Thành)

Báo cáo của Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh Vĩnh Long sau sáp nhập (thành lập theo Nghị quyết số 225/NQ-HĐND ngày 02/7/2025 của HĐND tỉnh) cho thấy, sau quá trình sắp xếp tổ chức, Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh đã kiện toàn các phòng chuyên môn gồm: Phòng Công tác Quốc hội, Phòng Công tác HĐND, Phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị và Phòng Thông tin - Dân nguyện. Việc tổ chức lại bộ máy góp phần hình thành đầu mối phối hợp thống nhất hơn, tạo điều kiện thuận lợi trong việc tổng hợp thông tin, chuẩn bị nội dung và phục vụ hoạt động của cơ quan dân cử địa phương. Khi công tác tham mưu được tổ chức khoa học, các nhiệm vụ phục vụ kỳ họp, hoạt động giám sát và tiếp nhận ý kiến cử tri có điều kiện triển khai đồng bộ hơn. Đây là yếu tố cần thiết trong bối cảnh những vấn đề đặt ra ở địa phương ngày càng đa dạng, đòi hỏi đại biểu và cơ quan tham mưu phải nắm bắt kịp thời, đầy đủ và sát với đời sống.

Theo báo cáo của Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh giai đoạn 2021-2025, hoạt động của cơ quan dân cử tại địa phương đã quan tâm đến nhiều nội dung thiết thực như môi trường, xử lý chất thải, y tế cơ sở và phát triển năng lượng. Việc lựa chọn những lĩnh vực gắn trực tiếp với đời sống dân cư để đưa vào chương trình giám sát cho thấy tinh thần hướng về cơ sở, lắng nghe những vấn đề mà người dân quan tâm. Giám sát có hiệu quả không chỉ giúp nhận diện những nội dung cần tiếp tục hoàn thiện, mà còn góp phần thúc đẩy trách nhiệm phối hợp giữa các cơ quan trong quá trình giải quyết vấn đề. Qua đó, vai trò của HĐND và Văn phòng tham mưu ngày càng được thể hiện rõ hơn trong việc đồng hành cùng địa phương nâng cao chất lượng quản lý và phục vụ nhân dân.

Mở rộng kênh tiếp xúc, tăng cường kết nối với cử tri

Cùng với đổi mới hoạt động kỳ họp, công tác tiếp xúc cử tri và tiếp nhận ý kiến của người dân cũng đang từng bước thích ứng với môi trường số.

Đại biểu HĐND tỉnh Vĩnh Long khóa X nhiệm kỳ 2021-2026 tiếp xúc cử tri xã Đồng Khởi và Hương Mỹ trước kỳ họp cuối năm 2025 (Ảnh: Phan Hân – Báo và PTTH Vĩnh Long )

Trong đời sống hiện đại, nhu cầu trao đổi thông tin của người dân ngày càng đa dạng. Bên cạnh các buổi tiếp xúc cử tri trực tiếp, việc sử dụng các kênh trực tuyến phù hợp có thể giúp cử tri thuận lợi hơn trong việc gửi phản ánh, kiến nghị, nhất là đối với những vấn đề phát sinh cần được ghi nhận kịp thời.

Cử tri xã Đồng Khởi và xã Hương Mỹ phát biểu ý kiến tại các buổi tiếp xúc cử tri trước kỳ họp cuối năm 2025 của HĐND tỉnh Vĩnh Long khóa X (2021-2026)  (Ảnh: Phan Hân - Báo và PTTH Vĩnh Long )

Việc kết hợp hình thức tiếp xúc trực tiếp và trực tuyến, cùng với ứng dụng mô hình văn phòng điện tử, đã góp phần mở rộng khả năng ghi nhận ý kiến của người dân tại địa phương. Đây là hướng đi phù hợp với mục tiêu xây dựng cơ quan dân cử gần gũi, chủ động lắng nghe và kịp thời nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của cử tri.

Tuy nhiên, điều quan trọng nhất của công tác dân nguyện không chỉ là có thêm nhiều kênh tiếp nhận thông tin, mà là việc tổ chức theo dõi và phản hồi một cách rõ ràng, trách nhiệm. Mỗi kiến nghị của cử tri cần được phân loại, chuyển đến cơ quan có thẩm quyền, theo dõi tiến độ xử lý và thông tin lại kết quả trong thời gian phù hợp.

Khi người dân biết ý kiến của mình đã được tiếp nhận, đang được xem xét ở đâu và kết quả giải quyết như thế nào, niềm tin đối với cơ quan dân cử sẽ được củng cố. Đây cũng là giá trị thiết thực nhất của chuyển đổi số trong công tác dân nguyện: rút ngắn khoảng cách thông tin, nâng cao tính minh bạch và tạo thêm điều kiện để người dân tham gia vào quá trình xây dựng địa phương.

Hội nghị trực tuyến tiếp xúc cử tri sau Kỳ họp thứ Nhất, Quốc hội khóa XVI của Đoàn ĐBQH tỉnh ngày 05/5/2026 (Ảnh: Hải Yến - Báo và PTTH Vĩnh Long)

Đại biểu tham dự Hội nghị tiếp xúc cử tri sau Kỳ họp thứ Nhất, Quốc hội khóa XVI của Đoàn ĐBQH tỉnh sáng ngày 05/5/2026 (Ảnh: Hải Yến - Báo và PTTH Vĩnh Long)

Ứng dụng trí tuệ nhân tạo: Tiềm năng lớn đi cùng yêu cầu thận trọng

Trong quá trình chuyển đổi số, AI đang mở ra nhiều khả năng hỗ trợ cho hoạt động tham mưu, tổng hợp và xử lý thông tin. Với khối lượng văn bản lớn, nhiều nội dung cần tra cứu và yêu cầu báo cáo ngày càng nhanh, các công cụ công nghệ có thể giúp cán bộ giảm bớt những công việc mang tính lặp lại.

AI có thể hỗ trợ tìm kiếm văn bản liên quan, tổng hợp nội dung cuộc họp, phân loại nhóm vấn đề cử tri phản ánh, gợi ý cấu trúc báo cáo hoặc theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ. Nếu được sử dụng đúng cách, đây sẽ là công cụ hữu ích giúp cán bộ dành thêm thời gian cho những nhiệm vụ đòi hỏi phân tích, đánh giá và tham mưu sâu hơn.

Tài liệu đầu vào đề cập một số thông tin về việc tích hợp các tính năng AI vào hệ thống tác nghiệp tại một số đô thị lớn, qua đó có thể hỗ trợ rút ngắn thời gian xử lý văn bản và tra cứu hồ sơ. Những kết quả này cho thấy tiềm năng đáng quan tâm của công nghệ; đồng thời, các số liệu cụ thể cần được tiếp tục đối chiếu với tài liệu chính thức khi sử dụng trong báo cáo hoặc công bố rộng rãi.

Ảnh minh họa (Ảnh: Internet)

Bên cạnh những lợi ích, ứng dụng AI trong cơ quan dân cử cần được triển khai với sự thận trọng cần thiết. Hoạt động tham mưu liên quan trực tiếp đến văn bản chính sách, thông tin cử tri, nội dung giám sát và trách nhiệm của cơ quan nhà nước. Vì vậy, kết quả do công nghệ hỗ trợ tạo ra cần được cán bộ chuyên môn kiểm tra kỹ trước khi sử dụng.

Công nghệ có thể hỗ trợ xử lý nhanh hơn, nhưng trách nhiệm xem xét, thẩm định và quyết định vẫn thuộc về con người. Việc ứng dụng AI chỉ thực sự có ý nghĩa khi vừa nâng cao hiệu quả làm việc, vừa bảo đảm tính chính xác, an toàn thông tin và trách nhiệm giải trình.

Cần tiếp tục hoàn thiện quy định và bảo đảm an toàn dữ liệu

Quá trình ứng dụng công nghệ trong hoạt động công vụ đặt ra yêu cầu tiếp tục hoàn thiện các quy định liên quan đến quản lý dữ liệu, xác thực văn bản điện tử, sử dụng công cụ hỗ trợ thông minh và bảo vệ thông tin cá nhân.

Trong hoạt động của cơ quan dân cử, dữ liệu có thể bao gồm thông tin về kiến nghị của cử tri, nội dung tiếp công dân, hồ sơ giám sát, tài liệu kỳ họp và các báo cáo phục vụ quyết định chính sách. Đây là những thông tin cần được quản lý thận trọng, phân quyền truy cập phù hợp và bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ, khai thác.

Khi sử dụng công cụ AI hoặc các nền tảng số, cần xác định rõ loại dữ liệu nào được phép đưa vào hệ thống, ai có quyền khai thác, việc chỉnh sửa tài liệu được ghi nhận ra sao và quy trình kiểm tra kết quả đầu ra như thế nào. Các quy định này sẽ giúp cán bộ yên tâm hơn khi ứng dụng công nghệ, đồng thời giảm thiểu những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình vận hành.

Bên cạnh đó, việc chuẩn hóa quy trình ký số, lưu trữ điện tử và xác thực văn bản cũng cần được quan tâm đúng mức. Một hệ thống vận hành thống nhất, rõ trách nhiệm sẽ vừa tạo thuận lợi cho công việc, vừa góp phần củng cố tính minh bạch và chuyên nghiệp của cơ quan dân cử.

Bộ máy tinh gọn cần đi cùng đội ngũ đủ năng lực

Đổi mới tổ chức bộ máy là một yêu cầu quan trọng trong tiến trình nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước. Tuy nhiên, để bộ máy hoạt động tốt, yếu tố con người luôn giữ vai trò trung tâm.

Trong điều kiện nhiệm vụ tham mưu, phục vụ ngày càng đa dạng, cán bộ Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND cấp tỉnh không chỉ cần nắm vững quy định pháp luật và nghiệp vụ hành chính, mà còn phải có khả năng ứng dụng công nghệ, xử lý dữ liệu, tổng hợp thông tin và hỗ trợ đại biểu trong nhiều lĩnh vực chuyên sâu.

Theo Báo cáo của Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh, khối lượng công việc của cán bộ tham mưu tương đối lớn trong khi nhân lực chuyên môn còn hạn chế. Điều này đặt ra yêu cầu cần quan tâm hơn đến việc bố trí nhân sự phù hợp, tổ chức đào tạo thường xuyên và tạo điều kiện để cán bộ nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng số.

Đào tạo trong giai đoạn mới cần đi vào thực chất, gắn với công việc cụ thể. Cán bộ cần được bồi dưỡng kỹ năng quản lý văn bản điện tử, khai thác cơ sở dữ liệu, bảo vệ thông tin cá nhân, sử dụng công cụ AI có trách nhiệm và xây dựng báo cáo phục vụ hoạt động giám sát, quyết định chính sách.

Cùng với đó, cơ chế đánh giá và động viên cán bộ cũng cần được nghiên cứu theo hướng phù hợp hơn với khối lượng, chất lượng và tính chất công việc. Một đội ngũ được tạo điều kiện phát triển, được ghi nhận xứng đáng và có môi trường làm việc thuận lợi sẽ là nền tảng quan trọng để nâng cao chất lượng tham mưu lâu dài.

Đồng chí Đỗ Đình Gần - Chánh Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh Vĩnh Long trao Bằng khen cho tập thể, cá nhân tại Hội nghị tổng kết năm 2025 (Ảnh: Đức Lộc)

Chuyển đổi số cần bắt đầu từ quy trình và hướng đến hiệu quả phục vụ

Một bài học quan trọng từ thực tiễn là chuyển đổi số không nên chỉ dừng ở việc đưa công việc hiện có lên môi trường điện tử. Nếu quy trình xử lý còn nhiều khâu chưa hợp lý, dữ liệu chưa được kết nối hoặc việc theo dõi kết quả chưa rõ ràng, thì công nghệ khó phát huy hết giá trị.

Đối với Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND cấp tỉnh, cần từng bước xây dựng quy trình hoạt động thống nhất, kết nối giữa tài liệu kỳ họp, kết quả giám sát, kiến nghị cử tri, việc thực hiện nghị quyết và các báo cáo liên quan. Khi dữ liệu được tổ chức khoa học, cán bộ tham mưu sẽ thuận lợi hơn trong việc tổng hợp thông tin; đại biểu có thêm căn cứ để thảo luận, giám sát; người dân cũng dễ dàng theo dõi hơn đối với những nội dung liên quan đến quyền lợi của mình.

Một văn phòng hiện đại trước hết phải là nơi thông tin được quản lý chính xác, công việc được theo dõi minh bạch và kết quả phục vụ người dân ngày càng được nâng cao. Đó cũng là cách chuyển đổi số đi vào chiều sâu, tránh hình thức và tạo ra những giá trị cụ thể trong đời sống.

Những định hướng cần được quan tâm trong thời gian tới

Từ thực tiễn Vĩnh Long và yêu cầu nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan dân cử trong giai đoạn mới, có thể đặt ra một số định hướng trọng tâm. 

Trước hết, cần tiếp tục hoàn thiện các quy định và quy trình nội bộ về sử dụng dữ liệu số, tài liệu điện tử và công cụ AI trong hoạt động tham mưu. Việc ứng dụng công nghệ cần rõ phạm vi, rõ trách nhiệm và luôn có cơ chế kiểm tra của cán bộ chuyên môn.

Tiếp đó, cần tiếp tục phát huy mô hình “Kỳ họp không giấy”, từng bước nâng cao khả năng tra cứu, tương tác và kết nối dữ liệu phục vụ đại biểu. Mục tiêu không chỉ là tổ chức kỳ họp thuận lợi hơn, mà còn giúp đại biểu có thêm thông tin để quyết định và giám sát sát thực tiễn hơn.

Công tác dân nguyện cũng cần được đổi mới theo hướng đa kênh, thuận tiện và có theo dõi kết quả. Các nền tảng trực tuyến chính thức có thể trở thành kênh bổ trợ hiệu quả cho tiếp xúc trực tiếp, miễn là bảo đảm thông tin được tiếp nhận nghiêm túc, chuyển xử lý kịp thời và phản hồi minh bạch. Đồng thời, việc đào tạo, bồi dưỡng và động viên đội ngũ cán bộ tham mưu cần được xem là nhiệm vụ lâu dài. Công nghệ dù hiện đại đến đâu cũng chỉ phát huy giá trị thông qua những con người có năng lực, trách nhiệm và tinh thần phục vụ.

Cuối cùng, hiệu quả chuyển đổi số cần được đánh giá bằng những kết quả gần gũi với người dân: thời gian xử lý công việc được rút ngắn hay chưa; kiến nghị cử tri được phản hồi thuận lợi hơn hay không; hoạt động giám sát có thêm thông tin xác thực hay không; đại biểu và người dân có cảm nhận rõ hơn về sự minh bạch, trách nhiệm của cơ quan dân cử hay không.

Hướng đến cơ quan dân cử hiện đại, gần dân và trách nhiệm

Chuyển đổi số đang mở ra cơ hội quan trọng để hoạt động của cơ quan dân cử địa phương ngày càng chuyên nghiệp, khoa học và thuận tiện hơn. Từ thực tiễn Vĩnh Long, có thể nhận thấy những bước chuyển tích cực trong kiện toàn tổ chức, tổ chức kỳ họp điện tử, nâng cao khả năng tiếp nhận ý kiến cử tri và từng bước ứng dụng công nghệ vào công tác tham mưu.

Những kết quả bước đầu ấy cần tiếp tục được vun đắp bằng một cách tiếp cận thận trọng, đồng bộ và lấy con người làm trung tâm. Công nghệ cần được sử dụng để hỗ trợ cán bộ làm việc tốt hơn, giúp đại biểu có thêm thông tin chính xác hơn và tạo điều kiện để tiếng nói của người dân được lắng nghe đầy đủ hơn.

Trong giai đoạn phát triển mới, một cơ quan dân cử hiện đại không chỉ được nhận diện qua hệ thống thiết bị hay phần mềm được sử dụng, mà trước hết ở tinh thần trách nhiệm, sự gần gũi với cử tri và hiệu quả giải quyết những vấn đề thiết thực của đời sống.

Khi thể chế từng bước được hoàn thiện, quy trình ngày càng khoa học, đội ngũ cán bộ được nâng cao năng lực và công nghệ được ứng dụng phù hợp, Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND cấp tỉnh sẽ có thêm điều kiện để hoàn thành tốt vai trò tham mưu, phục vụ, góp phần xây dựng chính quyền địa phương hiện đại, hiệu quả và ngày càng đáp ứng tốt hơn niềm tin, kỳ vọng của Nhân dân.q

Phước Tiến